Product Owners coachen

Coachen van Product Owners: hoe doe je dat?

Het coachen van Product Owners is één van jouw verantwoordelijkheden als Scrum Master. Maar hoe doe je dat en waar coach je precies op? Hoe coach je een Product Owner die net nieuw in die rol is? En is een hele ervaren Product Owner nog wel coachbaar? Wat doe je wanneer de Product Owner als een manager acteert? In deze blog lees je hoe jij Product Owners kan coachen, zodat jullie optimaal als tandem kunnen samenwerken voor het scrumteam.

Deze blog verscheen eerder op de website van Agile Scrum Group.

Verantwoordelijkheden van een Product Owner

Een Product Owner is degene met de visie op het product en die deze productvisie uitdraagt binnen de organisatie. De Product Owner verzamelt wensen van stakeholders, prioriteert en vertaalt deze naar de Developers van het scrumteam in de vorm van een transparante Product Backlog. Dit alles om zoveel mogelijk waarde te creëren met het product.

Hoe kan je iemand in die rol en met deze verantwoordelijkheden coachen? In ieder geval níet door op zijn of haar stoel te gaan zitten. Maar het is wel jouw verantwoordelijkheid om de vaardigheden en competenties van Product Owners te vergroten. Want als zowel Product Owner, Scrum Master als Developers hun verantwoordelijkheden pakken en goed samenwerken, ontstaat er synergie en creëert het scrumteam gezamenlijk zoveel mogelijk waarde. Coaching van Product Owners draagt dus bij aan het succes van agile teams en projecten.

Coachen van verschillende Product Owners

Coachen kan op verschillende manieren en dat is ook sterk afhankelijk van de desbetreffende Product Owner. Is diegene net nieuw in de rol, dan is daar andere coaching voor nodig dan bij een ervaren Product Owner.

Iemand die nieuw in die rol is, kan wellicht nog wat uitleg over de rol en bijpassende verantwoordelijkheden gebruiken. Net als bij een nieuw scrumteam, ga je in die fase vooral focussen op teaching. Is er al een productvisie? Wie zijn de belangrijkste stakeholders en wat is hun belang en invloed? Staan de belangrijkste wensen al geprioriteerd? Hiervoor zijn allerlei tools en practices om in te ondersteunen, zoals een Product Vision Board, een stakeholdermap en uiteraard een Product Backlog. Een beginnende Product Owner kan je coachen om deze tools te gebruiken en hen helpen ze goed toe te passen zodat ze ook daadwerkelijk waarde leveren. Maak de Product Backlog transparant, draag de visie uit en nodig de juiste stakeholders uit voor de Sprint Review.

Een meer ervaren Product Owner heeft deze basis waarschijnlijk al op orde. Het is goed om dit te bevestigen en herhaling met krachtige vragen hierover kan nooit kwaad. Daarnaast kan je de verdieping opzoeken en onderwerpen als een roadmap, Evidence Based Management en de verschillende houdingen van een Product Owner bespreken. Niet voor niets onderwerpen van onze Product Owner Advanced training.

De productvisie kan je ook uitdagen. Is het toekomstbeeld van het product wel echt bekend bij de Developers en in de rest van de organisatie? Deze stip op de horizon is essentieel om de neuzen dezelfde kant op te hebben. Dit maakt het namelijk duidelijker waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, ook om iets misschien later of níet te doen. Hierdoor creëer je ook de mogelijkheid voor Developers (de inhoudelijke specialisten) om inspraak te hebben in de techniek die daarbij komt kijken. De strategische afweging tussen nieuwe features (klantwensen) leveren en een stabiel systeem met zo weinig mogelijk technical debt, is een spanningsveld waar elke Product Owner mee te maken heeft. Dáár kunnen ook ervaren Product Owners hulp door middel van coaching gebruiken.

Coachen op competenties en gedrag

Een Product Owner heeft allerlei waardevolle skills nodig om de meeste waarde voor het product te creëren. Belangrijke competenties zijn onder meer strategisch denken, prioriteren, communiceren (zowel overtuigen als luisteren), effectief samenwerken, durven experimenteren en besluitvaardig zijn. Coaching kan helpen bij het ontwikkelen van deze competenties. Vraag welke vaardigheden nog moeite kosten of op welke vlakken de Product Owner zich wil ontwikkelen. Geef handvaten hóe deze competenties te ontwikkelen en oefen ermee. Als een Product Owner moeite heeft met het uitdragen van de productvisie, kan dat eerst in het klein binnen het scrumteam, voordat het podium met stakeholders wordt gezocht. Voor Product Backlogmanagement zijn allerlei tooling en tips om dat efficiënter te doen. Laat Product Owners met elkaar sparren om van elkaar te leren en elkaar te versterken. Dat komt ten goede aan de organisatie als geheel.

Gedrag van Product Owners is ook een belangrijk onderdeel waarop kan worden gecoacht. Niet beschikbaar zijn voor het team ondermijnt de samenwerking. Te veel bepalen en niet naar Developers luisteren, heeft de schijn van een niet bestaande hiërarchie binnen een scrumteam. Bovendien wordt daarmee de gelegenheid ontnomen om waardevolle input van inhoudelijke experts mee te nemen in prioritering, waardoor fouten, extra werk of technical debt kan worden voorkomen. Bovendien is het gedrag bepalend bij de verschillende petten die een Product Owner op kan hebben.

Coachen van verschillende Product Owner petten

Een Product Owner kan verschillende petten op hebben, met allerlei houdingen en misvattingen over die rol. Een goede Product Owner is bijvoorbeeld wél een visionair, samenwerker en klantvertegenwoordiger, maar juist weer geen project manager of teambaas. Als je merkt dat een Product Owner ongewenst gedrag vertoont dat past bij een misvatting over de rol, dan kan je daarop coachen. Benoem de ongewenste houding en leg uit waarom dit niet bijdraagt aan de waarde die het scrumteam levert. Prijs juist de gewenste houdingen en wijs daarbij op het resultaat dat dit oplevert.

Het kan sowieso interessant zijn om deze houdingen én misvattingen eens met de Product Owner te bespreken. In welke van alle varianten herkent diegene zich? En wat zou je anders willen doen om iets te meer te doen (stimuleren) of juist minder (voorkomen)? Waar ligt voor deze Product Owner de groeiwens en het ontwikkelpad? Uitstekende coachvragen!

Coaching tijdens scrum events

Naast coachinggesprekken, kan er tijdens de verschillende scrum events ook specifiek naar de rol van Product Owner worden gekeken. Een paar praktische benaderingen van het coachen van Product Owners tijdens scrum events.

Sprint

Is de Product Owner tijdens de Sprint voldoende beschikbaar voor het scrumteam? Het is altijd een afweging om zowel stakeholders buiten het team als Developers in het team voldoende aandacht te geven. Mocht die balans de verkeerde kant opgaan of iemand hier last van hebben, dan kan dit worden meegenomen in een coachgesprek.

Sprint Planning

De Product Owner gaat over de “Wat” en de Developers over “Hoe” het product wordt gemaakt. Het is een valkuil dat deze rollen op elkaars stoel gaan zitten. Bovendien kan het averechts werken als een Product Owner (bijvoorbeeld door het te uitgebreid formuleren van PBI’s of acceptatiecriteria) al te veel heeft uitgedacht waardoor Developers worden beperkt en niet meer hun expertise kunnen inbrengen. Dat kán immers meer waarde opleveren. De Sprint Planning starten vanuit het Sprint Goal zorgt voor een noodzaak en bestaansrecht van de Sprint en focus. Prima als de Product Owner daarvoor een voorzet maakt, die in lijn is met de roadmap en productvisie.

Daily Scrum

Een Product Owner hoeft niet bij de Daily Scrum te zijn. Er spreekt weinig vertrouwen uit als de Product Owner dit scrum event gebruikt om de voortgang te controleren. Aan de andere kant is betrokkenheid bij het team wel belangrijk, hoewel dat natuurlijk ook op andere manieren en momenten kan dan bij de Daily Scrum. Coach een Product Owner op die betrokkenheid en informatiebehoefte, zowel naar het team als vanuit het team.

Sprint Review

Het product wordt getoond en stakeholders geven feedback bij de Sprint Review. Dit is hét moment voor een Product Owner om te schitteren. Creëer dat podium voor de Product Owner, of geef het als hij of zij dat niet pakt. Zorg dat de juiste en relevante stakeholders worden uitgenodigd en betrek hen actief bij de Review. Vraag specifiek om feedback als een stakeholder iets aangeeft of stil is en iets juist níet zegt. Coach een Product Owner erop dat de Sprint Review als zijn/haar eigen verjaardag of feest wordt gezien waarbij het product het cadeautje voor de stakeholders is.

Sprint Retrospective

Vraag eens hoe de samenwerking ging tussen Product Owner en Developers. Was de Product Owner voldoende aanwezig tijdens de Sprint om vragen te beantwoorden? Wat hebben de Developers nog meer nodig van de Product Owner? Wat kunnen we doen om de samenwerking te verbeteren? Hoe heeft de Product Owner deze Sprint (los van het geleverde product) zélf ervaren? Allemaal mooie vragen om tijdens een Retrospective te stellen en om mee te nemen in coaching van Product Owners.

Refinement

Hoewel geen officieel scrum event, is refinement wél een belangrijk onderdeel voor Product Owners. De Product Backlog is immers de verantwoordelijkheid van de Product Owner. In de Scrum Guide staat beschreven dat refinement nodig is, maar niet hóe dit wordt gedaan en een eigen invulling is dus mogelijk. Hoe geef je refinement vorm? Doet een Product Owner dit dagelijks zelf alleen, worden enkele Developers gevraagd om sporadisch of structureel (als een soort pre-refinement) mee te kijken, wordt refinement als team event elke sprint ingepland, of mogen Developers ook zelfstandig PBI’s aanvullen? Allerlei varianten en experimenteer hiermee om te kijken wat werkt voor jouw scrumteam.

Maatwerk in coaching

Coaching van Product Owners is geen standaardpakket. Elke persoon is immers anders en we zagen al dat de aanpak anders is bij een nieuwe of ervaren Product Owner. Ook de groeiwens is bepalend want individuele behoeften kunnen ergens anders liggen. Bovendien kan coaching ook worden aangepast aan de verschillende contexten. Het maakt namelijk uit of het team ervaren is, of de organisatie er net mee start, in welke levensfase het product zit, hoe (complex) de omgeving eruitziet en allerlei andere factoren. Coaching vereist maatwerk zodat het bij die persoon past én effectief is.

Conclusie

Coachen van Product Owners is belangrijk voor een betere samenwerking en om als team de maximale waarde te genereren. Dat coachen kan op allerlei manieren en iemand die nieuw in die rol is heeft andere coaching nodig dan een ervaren Product Owner. Coaching kan op competenties, gedrag, op de verschillende petten of tijdens de scrum events, maar is afhankelijk van meerdere factoren en dus altijd maatwerk. Een goed gecoachte Product Owner kan nog beter presteren en daardoor de waarde van het product, het team én de organisatie maximaliseren.