Interview Scrum Masters

Onlangs heb ik interviews met twee ervaren Scrum Masters gehouden. Collega’s George van Hoeijen en Wan Kemper gaven mij een goed beeld van mijn toekomstige rol. In 10 vragen de rol van Scrum Master in de praktijk uitgelegd.

1. Het leukste aan de rol van Scrum Master

Wan: “Het enthousiasme in het team krijgen is het leukste. Als je ziet dat het team gaat draaien en er een sfeer ontstaat waarbij mensen elkaar weten te vinden. De energie die binnen het team ontstaat, gebeurt vanzelf en dat zien gebeuren is gaaf! Zo is de dagstart niet afhankelijk van de Scrum Master, maar gebeurt ook bij mijn afwezigheid omdat het door het team wordt gedragen. De teamleden krijgen ruimte om iets te doen en die ruimte pakken ze waardoor iedereen enthousiast is.”

George: “Het doen (met de poten in de modder) en het leveren. De weg om van A naar B te komen ligt vol obstakels en uitdagingen. Daar ligt voor mij het leukste aspect. “Dit is vette shit” ten opzichte van de oude situatie en daarom één van de leukste klussen die ik de afgelopen jaren heb gedaan. Met leuke mensen, een stel creatievelingen bij elkaar, voel ik mij thuis en heb ik veel plezier in mijn werk. Dat hierbij geen hiërarchische verhoudingen zijn, maar in een relaxte sfeer onderdeel van het team zijn, is tekenend voor het werken vanuit faciliterend leiderschap.”

2. Het minst leuke aan de rol van Scrum Master

Wan: “Alles geregeld krijgen, kost mij de meeste moeite. Dit heeft met mijn karakter te maken, want ik vind het moeilijk om overal een voet tussen de deur te krijgen. Echt alles regelen is veel werk en op allerlei manieren iets proberen, met onduidelijkheid en tegenwerking, is mij het meeste tegengevallen. Dat ombuigen zodat het toch werkt, is dan juist weer een uitdaging.”

George: “Op zich is mij niets tegengevallen, omdat ik mij goed heb voorbereid en de verwachtingen duidelijk waren op basis van de training. Ervoor zorgen dat jouw mensen zo goed mogelijk kunnen werken, is een brede taakomschrijving. De grootste uitdaging zat hem in de verbinding zoeken met andere afdelingen. Daarin zijn grote issues geweest die we in sessies hebben uitgepraat.”

3. Het grootste succes als Scrum Master

Wan: “Het enthousiasme in het team. De mindset van de teamleden is hetzelfde, iedereen meekrijgen en de positieve energie die dat oplevert. Met het oorspronkelijke team hebben we geweldige sprints gehad. Daarna met een nieuw team weer snel een flow te pakken. Ondanks wijzigingen in teamleden is de succesformule herhaald en snel gecontinueerd. En op de resultaten van de teams ben ik natuurlijk ook trots!”

George: “Wat de groep heeft bereikt in samenwerking met andere teams. We hebben daadwerkelijk versneld, kwaliteit geleverd en iets voor de klant betekend. Wat er nu staat, daar ben ik echt trots op! Maar overschat mijn rol als Scrum Master daarin niet. Het is het vakmanschap van de teamleden dat hierin excelleert, ik zorg alleen dat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.”

4. Het grootste leermoment als Scrum Master

Wan: “De timebox van de dagstart is een valkuil. Niet teveel de diepte ingaan met de dagstart omdat ik dat leuk vind, maar een afweging maken of dat nú nuttig is. Ook ben ik voor verrassingen komen te staan door onvoorziene weerstanden. Hiervoor hadden we minder langs elkaar heen moeten werken en anderen in de organisatie eerder moeten meenemen. Een derde leermoment is onduidelijkheid met de Product Owner over user stories. De D.O.D. was niet scherp genoeg, waardoor er dingen werden verwacht die niet werden behaald. Door tijdens het refinement meer door te vragen, wordt dit voorkomen. De grootste valkuil als Scrum Master is om overal tussen te gaan zitten. Het team moet het namelijk zelf doen en je moet niet als doorgeefluik of werkverdeler gaan acteren.”

George: “Het sjoemelen met uren is mijn grootste leermoment. Als Scrum Master werk ik namelijk niet dedicated in dit team, maar doe ik er ook allerlei projecten vanuit een andere rol ernaast. Dit is ten koste gegaan van het lerende vermogen van het team. Vanuit de retrospective bleek dat we dingen slimmer konden doen en door hier meer tijd in te investeren, zijn bepaalde problemen opgelost.”

5. Invulling van scrum rituelen

Wan: “De dagstart doen wij altijd bij het bord, dat werkt verreweg het beste. Hiervoor hanteren we wel de minimum fysieke aanwezigheid van de helft van het scrumteam, bij ons 3 van de 6. Door afwezigen wordt via het groepsgesprek in Whatsapp de laatste status doorgegeven. Bij minder dan de helft aanwezigen is de dagstart via Lync, waarbij er foto’s van het scrumbord worden gedeeld. We hebben een schema gemaakt voor onze aanwezigheid (thuis/locatie/vrij), in verband met de minimale en maximale bezetting van alle werkplekken.”

George: “Vanwege het aantal parttimers en verschillende werkdagen, hebben wij drie keer per week een daily. De dagstart is altijd bij het bord, via webcams en inbellen werkt voor geen meter want dit is storend en moeilijk te volgen. Soms moet je hierbij een teamlid uitvragen en anderen weer afkappen. De dynamiek is heel belangrijk en het stimuleren dat er een goede sfeer hangt zorgt voor energie. Als Scrum Master houd ik het team een spiegel voor en belicht ik de positieve zaken, want soms hebben ze niet in de gaten hoe kritisch ze op zichzelf zijn.”

6. Het contact met de Product Owner

Wan: “De backlog maak ik zelf klaar, waarbij nieuwe user stories direct onder de huidige sprint worden geplaatst. Die user stories bespreek ik met de Product Owner. Vlak voor het refinement en de sprintplanning geef ik hem een sein zodat hij deze user stories kan prioriteren. Dan is direct duidelijk wat er tijdens de planning moet worden geschat. Over de prioritering gaan we als team wel de discussie aan vanwege onze targets.”

George: “Met onze Product Owner heb ik een super contact. Iedere ochtend spreken we elkaar even snel. We weten elkaar goed te vinden en ik heb altijd het gevoel dat ik op hem kan terugvallen. Tijdens de rituelen als sprintplanning, refinement en retrospective is onze samenwerking ook goed, zodat verder contact via telefoon of mail eigenlijk nauwelijks nodig is.”

7. Voorbeelden van impediments met oplossingen

Wan:
1. Bepaalde software regelen voor teamleden, heeft veel tijd gekost. Het was lastig om de oorzaak te achterhalen en ik werd van het kastje naar de muur gestuurd. Uiteindelijk hebben we in plaats van een oplossing gevonden een alternatief gekozen.
2. De performance van onze acceptatie-omgeving was ondermaats en dit werkte lange tijd enorm tegen. Via allerlei wegen en afdelingen is er uiteindelijk een technische oplossing gevonden die nu wordt uitgeprobeerd.
3. Een manier vinden om de taken van een nieuw teamlid met een hele andere discipline, in de scrum methodiek op te nemen. Dit was zoeken en had aandacht nodig, maar is nu wel gelukt.

George:
1. In de samenwerking met een andere afdeling ontstond een clash. Dit is opgelost door eerst met de manager te praten en de problemen te achterhalen. Daarna zijn we met beide teams om de tafel gaan zitten en is het uitgesproken.
2. Een algemeen impediment is als piglets niet goed zijn aangehaakt. Informatie die wij nodig hebben, laat dan op zich wachten. De oplossing is om er dan achteraan te gaan. Ook hebben we voor elk product alle piglets in kaart gebracht en sessies ingepland wanneer hun input nodig was. Deze afstemsessies werken heel lekker.
3. Voor ons team met tekstschrijvers, is het heel belangrijk dat zij bij elkaar zitten. Tijdens de Scrum of Scrums is hierover gesproken en afgestemd dat ieder team zijn eigen werkblok heeft. Door daarnaast te schuiven met werktijden, worden werkplekken beschikbaar zodat het team goed kan (samen)werken.

8. Taken buiten rol als Scrum Master

Wan: “Ik zie mijzelf niet als 100% Scrum Master en lever twee teamdagen per week. Bij mij is de verdeling 60% Scrum Master en 40% inhoud, in mijn geval Content. Die combinatie bevalt mij goed. De taken als Scrum Master hebben wel voorrang. In de praktijk ontstaan er geen problemen. Als er onverwachte pieken in mijn taken als Scrum Master zijn en daardoor Content-taken langer blijven hangen, dan nemen andere teamleden dit over. Die bereidheid zit in de mindset en dat is mooi.”

George: “Voor mij is dat 50/50: 2 dagen als Scrum Master en 2 dagen als Sens Adviseur. Dit vind ik erg leuk, maar is eigenlijk niet te doen. Je moet er namelijk direct staan als het team je nodig heeft en met mijn twee rollen is dat erg lastig. Er niet dedicated zijn voor jouw team, gaat ten koste van het team.”

9. Zelf lerend vermogen vergeleken met vorige sprints

Wan: “Vanuit de opleiding Scrum Master heb ik geleerd dat het mijn rol is om reactief in plaats van proactief te handelen. Dat klinkt tegennatuurlijk, maar het kwartje is nu gevallen. Scrum is een empirisch model: er gebeuren dingen, je gaat kijken wat er gebeurt en dan aanpassen. Als je proactief bent, ga je van te voren al maatregelen nemen op wat er kan gebeuren. In de praktijk gebeurt er lang niet altijd wat er kán gebeuren en er gebeuren wel dingen die je niet had voorzien. Terwijl het tegen mijn eigen gedrag ingaat, moet je beseffen dat het goed is om dingen als Scrum Master reactief te doen. Laat het maar gebeuren en kijk wat er fout gaat, dan leren we ervan. Zo hebben we bijvoorbeeld in een aantal sprint het bepalen van de taken die uitgevoerd moeten worden voor een user story sterk verbeterd.

De opleiding Product Owner heeft mij geleerd dat de backlog al het werk bevat. Met andere woorden: het moet op de backlog staan, anders is het geen werk voor het team. Voor onzichtbaar werk ben ik allergisch en dat wordt zichtbaar zodra het op de backlog staat. Als er taken worden opgepakt die niet op de backlog staan, worden ze daar toegevoegd want werk moet zichtbaar zijn. Hierdoor wordt transparantie gecreëerd en krijg je een compleet beeld van de totale inzet van het team.”

George: “Vergeleken met voorgaande sprints, kunnen we nu veel beter inschatten hoeveel tijd iets kost, ook qua afstemming en overleg. Alles kost tijd en dat hebben we onderschat. De interne samenwerking binnen ons scrumteam is veel beter en ook de overdracht naar andere teams is beter afgestemd. Het vooruitplannen is verbeterd, we zijn veel kritischer in het opknippen van taken, brengen beter in kaart wat er allemaal moet gebeuren en maken zichtbaar wat we doen.”

10. Gouden tip voor succesvolle Scrum Masters

Wan: “Niet in de valkuil stappen van werkverdeler worden. Het team moet zichzelf organiseren en een Scrum Master moet goed waarnemen en het zelforganiserende karakter van het team stimuleren. Bijvoorbeeld tijdens de dagstart de neiging onderdrukken om beurten te geven of briefjes te verhangen, maar teamleden uitnodigen om te laten zien wat er is gebeurd. Dit klinkt kinderachtig maar het is essentieel of jij ze gaat sturen of dat het vanuit hun zelf komt.”

George: “Bewaar de balans tussen hard en hart. Hard: houden aan structuren die er niet voor niets zijn. En hart: met gevoel in je donder voor de mensen in jouw team en omgeving. Een tip: “Practice what you preach”. De theorie geeft houvast, probeer je daar aan te houden en dat met energie uit te dragen. Dan krijg je er veel voor terug.”