Traveler uit LeSS als experiment bij scrumteams

Experiment met Traveler

Bij mijn scrumteams bij Centraal Beheer liepen we tegen een probleem aan. Een vaardigheid ontbrak in de teams, waardoor we een Contentmanager over twee scrumteams hebben verdeeld. Hierdoor werd hij geconfronteerd met dubbele scrum events. Dankzij een experiment met een Traveler uit LeSS, is dit opgelost.

Case van ontbrekende vaardigheid in scrumteams

Vanuit de Scrum Guide wordt benoemd dat een multifunctioneel scrumteam beschikt over alle benodigde competenties om het werk af te ronden zonder afhankelijk te zijn van anderen buiten het team. Alle teamleden hebben bepaalde vaardigheden en die gezamenlijke set aan vaardigheden is nodig om het werk in de sprint te voltooien.

Een multifunctioneel scrumteam beschikt over alle benodigde competenties om het werk af te ronden.

Bij mijn twee scrumteams hadden we het probleem dat er een ontbrekende vaardigheid was. Dit hebben we opgelost door de persoon en zijn specifieke vaardigheid over de teams verdelen. De Contentmanager zat namelijk voor 0,5 in het ene scrumteam en voor 0,5 in het andere scrumteam. Daarmee wordt het probleem bij die persoon neergelegd in plaats van bij de teams. De persoon wordt namelijk geconfronteerd met dubbele scrum events, eigenlijk een onwerkbare situatie. Een groot nadeel dat we met deze case wilden oplossen.

Een Traveler reist en draagt kennis over

Om dit probleem op te lossen, zijn we gaan experimenteren met een zogenaamde Traveler. Een Traveler (letterlijk reiziger) komt uit LeSS (Large-Scale Scrum) en reist iedere sprint langs een ander scrumteam. Zodra een Traveler bij een team langskomt, neemt hij kennis mee en deelt dit met de teamleden waardoor dit wordt overgedragen. Dit gebeurt door middel van coachen, workshops organiseren of lesgeven. Voor ons experiment was het belangrijk dat beide scrumteams de vaardigheden van een Contentmanager leren.

Een Traveler reist iedere sprint langs een ander scrumteam, neemt kennis mee en deelt dit met de teamleden waardoor dit wordt overgedragen.

Aanpak met Workshop Contentmanagement

De case heb ik uitgewerkt en besproken met alle betrokkenen. Uiteraard het teamlid zelf en de Product Owners van beide scrumteams zijn hierin meegenomen. Als Scrum Master van beide scrumteams was ik de initiatiefnemer van deze case en het experiment. Gezamenlijk hebben we besloten om de Contentmanager als Traveler in te zetten voor beide scrumteams. Hij ging zelf een Workshop Contentmanagent opzetten en die inzetten om kennis over te dragen. De D.O.D. van die workshop is dat minimaal twee andere teamleden de Contentmanager kunnen vervangen en contentwijzigingen kunnen doorvoeren in het CMS. Die workshop is als user story opgenomen in de sprint van het eerste scrumteam dat de Traveler bezocht.

De D.O.D. van de Workshop Contentmanagent is dat minimaal twee andere teamleden de Contentmanager kunnen vervangen.

We hebben er bewust voor gekozen om de Traveler twee sprints bij een scrumteam te laten en niet om en om te wisselen. Anders konden contentwerkzaamheden namelijk worden opgespaard en hierdoor vervalt het effect van het experiment. Nadat in beide scrumteams de workshop is gegeven en meerdere teamgenoten de vaardigheden hebben geleerd, hebben we een tussenevaluatie gepland. Vervolgens werd na vijf sprints het hele experiment geëvalueerd.

Oplossing voor beide scrumteams

De teamleden van beide scrumteams is om feedback gevraagd en dat zorgde voor belangrijke input bij de evaluatie. De winst van dit experiment is in ieder geval dat er in beide teams meer kennis is over content bij meerdere teamleden.

Op basis van de feedback van teamleden en de input van de betrokkenen, hebben we geconcludeerd dat de rol van (technisch) Contentmanager een spilfunctie is binnen de scrumteams. Beide teams geven ook aan dat een halve Contentmanager te weinig capaciteit is en zij opperen voor een volledige Contentmanager per scrumteam. Uit tien opgestelde scenario’s hebben we ervoor gekozen dat de Contentmanager fulltime in één scrumteam gaat werken. Hij volgt alleen van dit team de scrum events en er wordt een extra Contentmanager aangenomen voor het andere team. Tot die vacature is ingevuld, werkt de Contentmanager in een timebox van vijf werkdagen per sprint voor het andere scrumteam. Zodra de vacature is ingevuld, vervalt de timebox.

De rol van (technisch) Contentmanager is een spilfunctie binnen de scrumteams.

Case opgelost dankzij dit experiment

De case waar het oorspronkelijk om ging (geen ontbrekende vaardigheid in beide scrumteams én geen dubbele scrum events voor de Contentmanager) is hiermee opgelost! Dit was een leerzaam experiment voor alle betrokkenen dat goede inzichten heeft opgeleverd. Als Scrum Master heb ik er met deze case voor gezorgd dat mijn beide scrumteams optimaal kunnen functioneren. En dat dankzij een experiment vanuit LeSS. Inmiddels is de nieuwe Contentmanager begonnen!