10 jaar Scrum Day Europe

Op 1 december 2022 werd de 10e editie van Scrum Day Europe gehouden in de Johan Cruijff ArenA. Met vijf collega’s van Alliander waren we hierbij aanwezig en hebben we verschillende key-note sprekers en break-out sessies gevolgd. Via deze blog nemen we jullie mee in onze bevindingen én delen we wat wij hier mee kunnen doen of van kunnen leren.

Leren bij Scrum Day Europe

Het was leuk om met een groep collega’s even buiten onze organisatie te stappen en bij Scrum Day Europe naar andere vakgenoten te luisteren! Dit leverde veel herkenbaarheid op en ook bevestiging van dingen waar we ook tegenaan lopen en waar wij ook aandacht aan besteden. Via deze blog delen we onze inzichten met jullie. Wie weet kunnen wij vanuit alle expertise die er bij ons is, ook een keer een bijdrage leveren aan een dergelijk event in de Agile community. Voor de geïnteresseerden: op 7 december 2023 staat SDE23 op het programma.

Alle learnings vanuit de SDE22 sessies

• Scrum gegroeid maar onveranderd
• Teamafspraken over virtueel samenwerken
• Afremmen om sneller te gaan
• Problemen oplossen via de Causal-Loop Diagram
• Zie agile volwassenheid als een reis
• Zelf waarde leveren én anderen daarmee helpen
• Psychologische veiligheid
• Leiders effectief coachen
• Product Owners kijk samen vooruit
• Doelen en geen oplossingen op een roadmap
• Succes is zichtbaar in geleverde waarde
• Veel is nog onbekend bij een transformatie
• Ondersteuning door Scrum Masters verandert
• Geen generiek model voor topsporters

Scrum gegroeid maar onveranderd

Het event met meer dan 600 deelnemers uit 21 landen, werd afgetrapt door CEO van Scrum.org Dave West. Hij keek terug op de afgelopen tien edities van dit event en hoe scrum binnen dat decennium is ontwikkeld. De bezoekersaantallen op hun website, de deelnemers aan hun trainingen en uitgereikte certificaten, tonen allemaal een enorme groei. Naast deze cijfers viel op dat in 2012 vooral software engineers actief waren en tegenwoordig verschuift dit meer naar niet-technische domeinen zoals sales, marketing en HR. Ondanks de verschillende updates aan de scrum guide, is scrum zelf niet veranderd. De focus ligt nog steeds op teams, producten en waarde leveren. Ook het empirische proces, de zelfsturende teams en continu verbeteren zijn onderdelen die onveranderd blijven. De toekomst van scrum ligt volgens hem vooral bij het bruggen bouwen en meer aanpassen (voor andere disciplines en anderen woorden gebruiken) om beter aan te sluiten bij de wereld rondom scrum zodat het door nog veel meer mensen kan worden gebruikt.

Teamafspraken over virtueel samenwerken

Een conflict tussen twee of meer personen dat is gestart of is verplaatst naar een virtueel platform (email, online chat, video), wordt een virtueel conflict genoemd. Elisabeth White gaf daarvoor handvaten. Maak altijd teamafspraken over het virtueel (samen)werken, hoe simpel en hoe voor de hand ze ook mogen liggen. Als je dat niet doet, dan vindt de één iets “doodnormaal” en de ander ervaart het als gedoe of een conflict. Geef bijvoorbeeld transparantie in persoonlijke agenda’s en beschikbaarheid en benoem No Fly zones of escalatiepaden. Gebruik die afspraken als “guide, coach, Scrum Master” en leg het conflict gelijk op tafel of adresseer het direct, laat het niet op z’n beloop. Daarnaast ben je zelf het voorbeeld voor het team, dus lead by example.

Afremmen om sneller te gaan

Een heerlijk prikkelende titel voor de workshop van Oded Tamir. Een workshop, gebaseerd op de Theory of Constraints (Goldratt), om te ontdekken hoe, ook in scrumteams, bottlenecks in de flow kunnen worden opgelost, of beter nog, worden voorkomen. Want: “If you don’t manage a contraint, it will manage you”. Dit door in te zoomen op het ‘natuurlijk’ gedrag van deze bottlenecks. Weet dat deze theorie uit gaat van het principe dat er in elk proces knelpunten zijn, knooppunten van deelprocessen, die gepasseerd moeten worden alvorens de volgende deelprocessen in gang gezet kunnen worden. De waardeketen is dus net zo sterk als het zwakste knooppunt van deelprocessen. Fascinerend was vooral de discussie waarom managers, verantwoordelijk voor een of meerdere deelprocessen in een waardeketen, het zo moeilijk vinden om ‘hun’ proces af te remmen om het overall proces te laten versnellen. Zo worden managers aangenomen om het werk te optimaliseren en afremmen voelt als het tegenovergestelde.

Problemen oplossen via de Causal-Loop Diagram

Denis Salnikov gaf een break-out sessie over System Modelling, het zogenaamde geheime wapen van een Scrum Master voor organisatieverandering. Want als Change Agent loop je wel eens tegen gesloten deuren aan. Via de Causal-Loop Diagram kan je problemen of patronen met jouw scrumteam of organisatie tackelen. Het is een waardevolle techniek om feedbackloops zichtbaar te maken. In het kort: leg relaties tussen variabelen en creëer daartussen een loop, waarbij variabelen hetzelfde, het tegenovergestelde of een vertragend effect op elkaar hebben. De diagram zorgt ervoor dat het gesprek wordt aangegaan en als je dat samen opstelt, kan je kijken wáár in het systeem je kan bijschaven om het probleem op te lossen. Dit kan een oplossing bieden bij retrospectives van een team of de Inspect & Adapt van een ART.

Zie agile volwassenheid als een reis

Een nieuwe manier van kijken naar organisatietransformatie gaf Alexey Krivitsky in zijn sessie over “Organizational Topologies”. Er wordt veel gepraat over frameworks, maar het is niet altijd duidelijk wat dat ons kan brengen. Als we geen framework gebruiken, dan is de eerste stap dat we kijken naar wat mensen doen. Doe juist aan de-scaling: werken met minder backlogs leidt tot meer agile volwassenheid. Verder benoemde hij de tool Adaptivity Map. Daarbij benadrukte hij dat je de agile volwassenheid van een organisatie als een reis moet zien. Weet waar je heen wil bewegen en kijk wat daarvoor nodig is!

Zelf waarde leveren én anderen daarmee helpen

Een échte professional is iemand die je nog een keer wilt inhuren. Dat geldt voor een loodgieter en ook voor bijvoorbeeld een Scrum Master, aldus Leslie Morse. Haar sessie ging over professioneel Scrum Practitioner zijn en betere manieren hoe je waarde kan leveren én anderen hiermee kan helpen. Drie onderdelen zijn hierin essentieel: standaarden (kennis en ervaring op het vakgebied), ethiek (wat is goed en fout en de morele principes echt doorleven) en continu verbeteren. Bij dat laatste werd uitgebreid stilgestaan en is ook iets dat we hieruit kunnen halen. Een paar manieren die hierbij passen: pas je zélf de principes echt toe, gebruik niet alleen een hamer, verwacht geen andere resultaten als je steeds hetzelfde doet, altijd maar iets toevoegen in plaats van ergens mee stoppen, niet altijd die glanzende nieuwe hamer direct toepassen. Ben jij gedisciplineerd om voor jouw eigen ontwikkeling te blijven zorgen én samen met anderen te leren? Als je ook anderen helpt waarde te leveren, zorg je voor een sneeuwbaleffect in jouw organisatie.

Psychologische veiligheid

Wat is psychologische veiligheid? Hoe kunnen jij, je teams en je organisatie hier voordeel bij hebben? En waarom is dit belangrijk? De workshop van Sonia den Dubbelden draaide om de antwoorden op deze drie vragen. In onze economie is kennis het nieuwe betaalmiddel. Voor het opdoen en blijven verrijken van onze kennis is leren essentieel. Door ons collectieve leren exponentieel te laten groeien, worden kansen gezien en succesvol gepakt die we anders hadden gemist. In onze complexe wereld hebben we niet alle antwoorden en moeten we soms uitproberen wat wel of niet werkt. Hierdoor leren we. Om te leren moet je dus ook fouten durven maken en vragen durven stellen. Daarvoor is psychologische veiligheid essentieel.

Leiders effectief coachen

“From fear to outcomes: coaching leaders for Agility” van Roman Lobus ging in op de weerstand bij leiders om te veranderen. Daarvoor gebruikt hij zelf het Leadership Circle Profile model, een tool dat (d.m.v. een assessment en een 360 graden review) gedrag (positief of negatief effect) van iemands leiderschap bespreekbaar maakt. Hiermee heeft de coach een instrument (zie deze video) in handen om iemands leiderschap effectiever te maken. Als je iemand coacht die hoger in de hiërarchie staat, kan een egalitaire houding van de coach verstorend werken. Het is daarom van belang vooraf met elkaar af te spreken wat we verstaan onder coaching, welke rol we toekennen aan modellen en tools, hoe we weten of het coachtraject effectief en succesvol is en hoe open en transparant we tegen elkaar kunnen zijn.

Product Owners kijk samen vooruit

Veel Scrum Masters willen Product Owners coachen, maar weten niet altijd hoe dit kan. Stas Pavlov ging hier op in en had daarbij tips voor beide rollen. Alleen de titel was al helder: “Stop being a Backlog Owner, start being an Agile Product Manager”. Deel dat eigenaarschap met het team en blijf weg van operationele sturing. Als je als scrumteam effectief samenwerkt, kan je zoveel meer bereiken. Goede Product Owners zijn namelijk in staat te benoemen welk probleem ze voor de eindgebruiker gaan oplossen. Focus op die klant en op jouw stakeholder, kom in zijn of haar wereld en maak een verhaal (visie). Vertel dit aan alles en iedereen die je tegenkomt. Kijk vooral vooruit (“create the future”) en doe dat samen met jouw team en stakeholders om te bedenken wat we nog anders kunnen doen of beter kunnen maken.

Doelen en geen oplossingen op een roadmap

Als je wel eens een product roadmap (dat voorkomt uit een productvisie) hebt gemaakt, ben je waarschijnlijk de tool van Roman Pichler tegengekomen. Hij benoemde voor- en nadelen ervan en gaf aan dat deze roadmaps in scrum kunnen worden gebruikt zolang ze goal oriented, collaborative, connected en adaptive zijn. Doelen (outcomes, benefits) dus en geen producten of oplossingen (output, features). Daarnaast moet het een samenwerking zijn van scrumteam (met Product Owner in de lead) en key stakeholders. De product roadmap (strategisch, hoogover, met stakeholders, lange termijn) staat in verbinding met de product backlog (tactisch, gedetailleerd, voor team, korte termijn). Afhankelijk van een stabiel of veranderd product in een dynamische of stabiele markt, kan die roadmap iedere maand of kwartaal worden aangepast. Is dit herkenbaar bij ons: staan roadmaps los of op een backlog en in de vorm van oplossingen of doelen?

Een Product Roadmap bestaat uit doelen en niet uit oplossingen

Succes is zichtbaar in geleverde waarde

Ook Gunther Verheyen is een bekende Scrum Caretaker in ons vakgebied. Hij prikkelde direct met uitspraken als “I see tech people” en “I know what you did last sprint”. Zijn sessie ging over het terugbrengen van scrum naar de basis. Hierbij gebruikte hij het acroniem ARM (for value): Assume (product backlog), Release (output, increments), Measure (outcome, impact). Gevolgd door aanpassen om waarde te optimaliseren. Want het succes is vooral zichtbaar in de geleverde waarde en een organisatie kan zich aanpassen voor dat succes. Terug naar de basis gaat dan ook vooral over het inzien dat die waarde wordt geleverd als een organisatie succesvol wil zijn en blijven.

Veel is nog onbekend bij een transformatie

Een open dialoog over Scaling Agile in een educatieve organisatie, bij de sessie van Gerdinand Bosch. Van agile doen naar agile worden/zijn, met onderweg keuzes maken, krachten en uitdagingen tegenkomen en geleerde lessen daarvan afgeleid. Modellen laten je zien wat je al weet of zou kunnen weten, maar veel minder in wat je nog niet weet. Dit geldt ook voor veranderkundige modellen. Elk model maakt dingen zichtbaar maar verbergt ook veel. Hierdoor worden zaken niet bespreekbaar gemaakt. Verder moet de business in de lead zijn voor de verandering. Tot slot nog een tip: durf kwetsbaar te zijn en aan te geven dat je/we het niet weet/weten. Je hoeft niet op alles een antwoord te hebben wanneer je in een verandering stapt.

De business moet in de lead zijn voor de verandering

Ondersteuning door Scrum Masters verandert

Bij Coolblue is de afgelopen jaren de ondersteuning van teams door Scrum Masters veranderd. Daarover ging de sessie “Applying team contracting as Scrum Master” door James de Mulder. Definieer een ieders rol in het team met de vraag: “Wat is jouw bijdrage in de uitdagingen van dit team?” Dus niet alleen ik ben een SAP-Expert, maar wat breng je nog meer als persoon? Gebruik een teamtalk om te reflecteren i.p.v. allerlei ingewikkelde metrics en hanteer consent i.p.v. consensus in de besluitvorming. Gebruik verder niet altijd alle stances van de Scrum Master, maar focus je op de volgende vier “Corner Stones”: agile knowledge, training, team coaching en individual coaching. Hierdoor is de effectiviteit van Scrum Masters toegenomen en de cultuur binnen de techorganisatie veranderd. Teams nemen meer eigenaarschap op hun uitdagingen terwijl zelforganisatie wordt gestimuleerd.

Geen generiek model voor topsporters

Er zijn al vele organisatiemodellen geïntroduceerd en het is inmiddels algemeen bekend dat er niet één ultiem model is. Probeer dan ook niet een organisatie in één model te verpakken, maar kijk naar hoe je je optimaal kunt organiseren. Dit was de afsluitende keynote van Scrum Day Europe 2022 door Jurgen Appelo. Kijk naar patronen die universeel zijn zoals home base en cognitieve load of type teams. Het antwoord zit in de mix en match van die patronen. Een ander treffend voorbeeld van niet één passende methode kiezen is door topsporters. Zij creëren een individuele methode gebaseerd op eigen ervaring en behoefte. Wat kan elke en specifiek onze organisatie hiervan leren?