Afdelingsuitje met WhatsApp City Game

Opdrachten via smartphone in de binnenstad van Deventer

In april heb ik samen met een collega ons afdelingsuitje georganiseerd. Maar liefst 40 collega’s van Klant Contact Online en Digital Change werden in 8 groepen van 5 voor een CB WhatsApp City Game door Deventer gestuurd. Van de Schouwburg naar de Stadsbrouwerij met onderweg 25 foto-opdrachten én 15 locatie-opdrachten op basis van onze afdelingsdoelstellingen. Een samenvatting van deze gave activiteit.

Opening afdelingsuitje en onthulling van de activiteit

Recht tegenover het Centraal Station verzamelden we bij de Schouwburg. Daar begon de middag met onze afdelingsmanager en zijn manager die allerlei zaken bespreekbaar maakten. Iedereen kon vragen stellen en het werd een open gesprek over onder meer onze afdeling en organisatie.

De activiteit hadden we geheim gehouden. Een paar onduidelijke hints hadden betrekking op de locatie en een aantal opdrachten. Maar niemand wist nog wat we gingen doen! Na de onthulling en speluitleg werden de groepen volledig random ingedeeld. Hiervoor gebruikten we een bingo getal generator waarbij alle 40 collega’s waren gekoppeld aan een nummer. Vooraf hadden we al 8 WhatsApp groepen aangemaakt en de teamleden werden aan de juiste groep toegevoegd. Vervolgens ging ik richting control centre bij de finish en werden de groepen op pad gestuurd met benodigdheden:

• een kaart met alle locaties
• een lijst met alle foto-opdrachten
• een cadeaubon van een spellenwinkel

Opening van het afdelingsuitje.

Unieke activiteit door eigen samenstelling met relevante opdrachten

De activiteit bestond al in een bepaalde vorm, maar daarmee koop je een relatief duur pakket en krijg je algemene vragen. Wij dachten: dat kunnen wij beter! Een middag zijn we door de stad getrokken waar we alle opdrachten zelf hebben verzonnen. Zo konden we deze opdrachten ook afstemmen op onze afdelingsdoelstellingen:

• Samenwerken en delen
• Multi-channel
• Prijswinnend hard gaan

Hierdoor werd het een leuke activiteit mét inhoud én een uniek karakter. Dankzij de strijdlustigheid van onze collega’s werd het een groot succes.

Locatie-opdrachten op basis van onze afdelingsdoelstellingen

Even Apeldoorn Bellen commercial wordt nagespeeld.

Bij twee voordeelwinkels werd gezocht naar het goedkoopste en het duurste product, voor de categorie “prijswinnend hard gaan”. Een prijs opzoeken was de opdracht bij de grootste ijssalon van de wereld en een award vinden kon bij het oudste stenen huis van Nederland. Met de cadeaubonnen van de spellenwinkel kocht iedere groep een spel. Deze spellen werden gebruikt als prijzen voor de winnaars!

In de categorie “samenwerken en delen” hadden we onder meer een opdracht bij een feestwinkel die hilarische verkleedfoto’s opleverde. Hierbij werd zelfs een Even Apeldoorn Bellen commercial nagespeeld. Ook konden de teams even bijkomen met een rondje op het terras bij een café op de Brink en werd er een groepsselfie met de Lebuïnuskerk door geappt.

“Multi-channel” kwam onder meer tot uiting bij de bibliotheek, met een zoekopdracht op de computers naar de geschiedenis van het @penstaartje. In een elektronicaconcern werd geen smartphone maar juist deze ouderwetse telefoon gezocht. Deze boeken die met onze afdeling hebben te maken, moesten worden gevonden bij een boekhandel.

Boeken over ons vakgebied.

Foto-opdrachten met verschillende moeilijkheidsgraad

In vijf categorieën moesten alle groepen onderweg allerlei dingen vastleggen. Van “niet te missen” voor 1 punt zoals een lijnbus of een hond, tot “speurwerk” voor 5 punten met onder meer een Dickens muurschildering en een Deventer koek. De locatie-opdrachten leverden 10 punten op. Andere voorbeelden van de 25 foto-opdrachten waren een tweeling, het huisnummer 20 net als Centraal Beheer en een etalageruit met een website.

Wat deze lijst extra uitdagend maakte, is dat een foto alléén telt wanneer er minimaal 1 teamlid herkenbaar op staat. Dit om “Google-foto’s” te voorkomen. De groepen bleken hierbij super fanatiek en zeer inventief. De foto’s en punten stroomden binnen, maar sommige inzendingen werden door de strenge doch rechtvaardige jury ongeldig verklaard.

Topdrukte in het control centre

Direct na de speluitleg heb ik mij geïnstalleerd bij de finish. Vooral in het begin werd het een gekkenhuis want iedereen ging bloedfanatiek van start. In en rondom de Schouwburg wisten de meeste teams al direct vijf opdrachten te scoren (leeg koffiekopje, entree Schouwburg, lijnbus, man op bankje, vrouw met groene jas).

Opperste concentratie en topdrukte in het control centre.

Dat betekent 40 foto’s (5 opdrachten keer 8 groepen) in de eerste paar minuten van het spel. Via web.whatsapp.com werden alle inzendingen verzameld, in totaal bijna 200 foto’s. Zodra een groep aangaf dat ze bij een locatie waren, werd ook de locatie-opdracht uitgezonden. Met 8 groepen en 15 locaties betekent dit ook weer 120 opdrachten versturen en antwoorden ontvangen. Het was kortom een topdrukte in het controle centre.

Pas toen alle groepen binnen waren, kon per groep worden bekeken welke opdrachten en hoeveel punten er waren behaald. Ondertussen was mijn kompaan druk met foto’s uit alle 8 groepsapps verzamelen. De laatste groep kwam ongeveer een half uur na de eerste groep en één minuut voor sluitingstijd binnen. Dat was dus goed gepland en na het rekenwerk konden we over tot de prijsuitreiking.

Prijsuitreiking en afsluiting

In een aparte ruimte in de Stadsbrouwerij werd in spanning afgewacht welke groep tot winnaar werd uitgeroepen. Vanuit de vele foto’s werden de hoogtepunten via een groot scherm gedeeld. Dit gaf een mooie sfeerimpressie van de dag. Dankzij de locatie-opdracht bij de spellenwinkel, hadden we prijzen voor de winnaars. De winnende groep was de enige die een échte tweeling was tegengekomen én zij hadden het goedkoopste product bij de voordeelshop weten te vinden.

Na de prijsuitreiking werd er aan de picknicktafels nog gegeten en speciaalbieren gedronken en de spellen van de prijsuitreiking werden direct getest. We kijken terug op een topdag met positieve reacties en veel strijd en gezelligheid! Het enige nadeel voor mijzelf was dat ik niet mee kon doen…

Eten en speciaalbieren aan de picknicktafels.