Agile Coffee faciliteert groepsgesprek met open agenda

Agile Coffee

Wat is Agile Coffee, hoe werkt het en welke varianten zijn er? In deze blog lees je daar meer over. Bij Zorggroep Alliade in Heerenveen is het format met enthousiasme ontvang en ervaren ze op meerdere momenten de voordelen ervan.

Deze blog verscheen eerder op scrum.nl.

Wat is Agile Coffee

Ben jij ook fan van lange vergaderingen met altijd dezelfde agenda en bijbehorende matige of ontbrekende uitkomsten? Dan ben je waarschijnlijk in de minderheid. Hiervoor is een alternatief: Agile Coffee. Een bijeenkomst waarbij samen het gesprek wordt aangegaan. Waarover? Dat is vooraf nog niet bekend en wordt ter plekke bepaald. Als je bij de buren op de koffie gaat, ga je dat gesprek ook niet aan met behulp van een agenda. Weg dus met de traditionele saaie vergaderingen met agenda’s, notulen, WVTTK en rondvragen. Welkom hip groepsgesprek over relevante onderwerpen dat wél waarde toevoegt. Pak er een bak koffie bij, want het is Agile koffietijd!

Hoe werkt het

Voorbereiding

Creëer een backlog op een flipover met de kolommen: ‘To Do’, ‘Doing’ en ‘Done’. Voeg een extra kolom toe of een tweede flipover waarop actiepunten en actiehouders genoteerd worden. Zorg daarnaast voor voldoende post-its en markers én een klok voor de timeboxes. Bovenstaande intro zorgt voor een herkenbaar begin van de Agile Coffee. Leuk voor de eerste keer dat dit wordt georganiseerd, alleen zou ik daar een terugkerend agenda-item van maken.

Uitvoering

Zoals gezegd staan de onderwerpen van te voren nog niet vast. Bij een Agile Coffee worden de volgende stappen doorlopen:

1. Samen onderwerpen bepalen
   Alle aanwezigen noteren op post-its onderwerpen waar ze het over willen hebben. Deze worden opgehangen in de ‘To Do’-kolom.
2. Onderwerpen toelichten en klusteren
   Maak groepen van post-its met hetzelfde onderwerp. Laat deelnemers een onderwerp toelichten zodat de hele groep begrijpt waar het over gaat.
3. Stemmen op de meest relevante onderwerpen
   Door middel van dot-voting (stemmen met stippen) mag iedereen twee stippen zetten op (groepen) onderwerpen die zij relevant vinden.
4. Onderwerpen bespreken op prioriteit in een timebox
   Herschik de ‘To Do’-kolom waarbij de onderwerpen met de meeste stippen bovenaan staan. Dit wordt de volgorde van bespreken. Zet het hoogste onderwerp in de ‘Doing’-kolom, de timer op acht minuten en laat de groep dit bespreken.
5. Check of het onderwerp voldoende is besproken
   Als de timer afgaat, laat de groep dan bepalen of dit onderwerp voldoende is besproken (duim omhoog) of dat er nog vier minuten worden toegevoegd (duim omlaag). Op basis van de meeste stemmen wordt de timer weer aangezet òf het onderwerp naar ‘Done’ versleept om het volgende onderdeel op te pakken.
6. Actiepunten noteren
   Als een onderwerp is afgerond, worden de actiepunten genoteerd. Vervolgens wordt Stap 5 herhaald totdat de timebox van de Agile Coffee is verlopen, of tot de koffie op is.

De eerste Agile Coffee bij Alliade. waarbij een gesprek tussen twee teams werd gefaciliteerd.

Varianten

Dit format kan op verschillende manieren worden toegepast. De eerste keer dat ik hiermee in aanraking kwam, was het bij het faciliteren van een Retrospective. Een prima format om zaken te bespreken die op dat moment spelen binnen het Scrum Team. Daarnaast heb ik het gebruikt om een open dialoog binnen een organisatie aan te gaan. Een laatste toepassing die ik ken, is als afdelingsoverleg. Hierdoor bleek het overleg een stuk effectiever en relevanter te worden. De drie varianten worden hieronder verder toegelicht.

Retrospective

Misschien herken je dit format onder een andere naam. Vanuit de retrokit van Spotify (PDF) is het namelijk bekend als ‘Lean Coffee’. Op één pagina is het stappenplan gevisualiseerd, vergelijkbaar met de stappen zoals hierboven beschreven. Toen ik deze variant zelf als Retrospective organiseerde, kwamen daar goede actiepunten uit en positieve reacties van de deelnemers. Het doel van dat Scrum Event werd daarmee bereikt en dit is een aanrader.

Bijeenkomst

Bij Alliade hebben we een Agile Coffee niet als Retrospective gebruikt, maar voor een bijeenkomst. We wilden een open dialoog aangaan met een groep mensen vanuit twee teams. Daarvoor is dit format bedoeld en uitstekend geschikt. In plaats van een overleg met een vaste agenda, werden nu allerlei onderwerpen bespreekbaar gemaakt. In dit genoemde voorbeeld bij Alliade, ging het om een gesprek tussen het Scrum Team en het Transformatieteam. Zij konden dankzij Agile Coffee gezamenlijk het gesprek aangaan, mét als resultaat: actiepunten om de samenwerking tussen beide teams te bevorderen. Na dit experiment is Agile Coffee een maandelijks terugkerende afspraak geworden en ook breder getrokken dan alleen deze twee teams.

”Met Agile Coffee faciliteren we een goed gesprek over waardevolle onderwerpen. Het enthousiasme vanuit de ‘koffiedrinkers’ toont aan dat het energie oplevert om het met elkaar over deze waardevolle onderwerpen te hebben én tot concrete acties over te gaan.”

Barry, Scrum Master Transformatieteam Alliade

Afdelingsoverleg

Enkele dagen na het vorige voorbeeld, ontving ik foto’s en video’s van het afdelingsoverleg bij Alliade. De open dialoog bij de eerste bijeenkomst sloeg zo erg aan, dat zij dit hadden aangegrepen om de vergadering met hun afdeling ook om te toveren tot een Agile Coffee. Dat was eveneens een succes! De reacties waren enthousiast en het afdelingsoverleg leverde hierdoor meer waarde op. Geen vaste structuur met vooraf opgestelde agenda items, maar gezamenlijk de agenda en prioriteit daarbinnen bepalen. Mooi dat dit format daaraan bijdroeg en ik vermoed dat het traditionele afdelingsoverleg daarmee voorgoed is verdwenen.

”Ons afdelingsoverleg werkte altijd met een vooraf vastgestelde agenda, waardoor veel onderwerpen opgespaard bleven tot de rondvraag en dus te weinig aandacht kregen. Agile Coffee geeft meer interactie over de onderwerpen die blijven spelen binnen het team. Hierdoor worden onze meetings effectiever.”

Sytze Jan, Product Owner Transformatieteam Alliade

Het eerste afdelingsoverleg bij Alliade dat als Agile Coffee werd ingevuld.

Wat is jouw ervaring met Agile Coffee? Dat lees ik graag in de reacties hieronder en ik kom natuurlijk graag bij je op de koffie!