Eerste Hulp Bij Organisatieverandering

Organisatieverandering

Een kennisevent met klanten leverde interessante inzichten over organisatievraagstukken op. In deze blog staan zeven onderwerpen over organisatieverandering centraal. Tijdens het event zijn deze thema´s besproken en de bevindingen delen we graag!

1. Succesfactoren en valkuilen organisatieverandering

Prowareness gaat voor het vergroten van succes en geluk van mensen en organisaties om samen missies tot bloei te laten komen. En als Prowareness regio Noord-Oost willen we de nummer 1 partner bij complexe organisatievraagstukken zijn. In de keynote werden de succesfactoren en valkuilen bij organisatieverandering gedeeld. De belangrijkste succesfactoren hierbij zijn experimenteel en gefaseerd, maar ook zorgen voor balans, bovenstroom en onderstroom, leren doen en verbeteren met energie. Potentiële valkuilen zijn bijvoorbeeld geen duidelijke visie, geen duurzame ondersteuning vanuit leiderschap en geen focus op de juiste dingen.

Deze blog verscheen eerder op scrum.nl.

EHBO als thema voor kennisdeling over complexe organisatievraagstukken

“Eerste Hulp Bij Organisatieverandering” was het thema voor de housewarming van de nieuwe Prowareness-vestiging in Zwolle. Bedrijven in de regio Noord-Oost Nederland waren uitgenodigd voor een middag vol kennisdeling. Het EHBO-thema voor dit kennisevent was geleend van het naastgelegen ziekenhuis. In die lijn waren er verschillende afdelingen ingericht voor interessante presentaties en workshops. De afdeling Neurologie zoomde in op de menselijke kant van veranderen en bij Cardiologie stond de organisatie centraal. Chirurgie ging over allerlei technieken en verbeteringen en Plastische Chirurgie stond in het teken van innovaties. Tussendoor was er in de Poli inloopspreekuur bij onze hoofdarts, die alle vragen en uitdagingen behandelde.

2. “Lead the mindset” over Agile Leiderschap

Deze break-out sessie stond in het teken van Agile Leiderschap in combinatie met de Agile mindset. De deelnemers hebben eerst met elkaar gesproken over de vraag: “Wat is Agile Leiderschap?” We kwamen tot het volgende gemeenschappelijke beeld: Zorgen voor maximaliseren van eigenaarschap over klantimpact bij één of meer zelforganiserende teams in snel veranderende omgevingen. Dit kan je bereiken door het creëren van een inspirerende omgeving en visie waarbij teams gefocust zijn op de klant. Én door het faciliteren en mentoren van teams in hun groei door het stimuleren van experimenten.

Vervolgens kwam de rol van een Agile Leider aan bod bij het maken van de omslag naar zelforganisatie. Wanneer je de juiste balans weet te vinden tussen de volwassenheid van een team en de vrijheid dat een team heeft, kan het team eigenaarschap pakken en zichzelf organiseren. Voordat de deelnemers in groepen uiteengingen om ervaringen te delen, hebben we cruciale vragen vanuit een Agile mindset behandeld:

• Feedback: hoe vaak lever jij op en vraag je feedback?
• Impact: hoe zorg je dat je het meest waardevolle oplevert?
• Verbeteren: hoe zorg je dat het steeds beter gaat?

3. “Refresh your Retrospective” voor de meeste waarde

Bij deze sessie stond de meeste waarde uit een Retrospective halen en het continu verbeteren van teams centraal. De vijf stappen voor de structuur waren het uitgangspunt. Van “Set the stage”, via data verzamelen en inzichten opdoen, naar acties bepalen en een afsluiting. Er zijn allerlei varianten mogelijk voor de stap data verzamelen. Een aantal daarvan werden gedeeld, waaronder “de hand”, waarbij elke vinger voor een bepaald vraagstuk staat. Een belangrijk aspect bij een geslaagde Retrospective is veiligheid bij de deelnemers. Die moet gegarandeerd zijn en gevoeld worden, om tot een waardevol resultaat te komen. De aanwezigen bij deze sessie waren enthousiast en hebben in een korte tijd veel opgestoken. Het was erg waardevol om met elkaar het gesprek aan te gaan en zo van elkaar te kunnen leren.

4. Agile & Innovatie over nieuwe proposities ontwikkelen

Hoe verhouden Design Thinking en Lean Startup zich tot Agile? In deze praktische workshop werd daarop antwoord gegeven. In Design Thinking focus je op een probleem, waarbij je probeert te voorkomen dat je direct in oplossingen of producten gaat denken. Je bekijkt het probleem van verschillende kanten en probeert echt te achterhalen ‘waarom’ het een probleem is en voor wie. Lean Startup gebruik je om zo snel en simpel mogelijk de aannames die je in het Design Thinking proces doet met hypotheses te valideren. De overlap tussen de drie methoden is het kort iteratieve proces, zo snel mogelijk data en feedback ophalen om tot een maximaal waardevol product te komen.

Mensen zijn geneigd om in het creatieve proces te snel verliefd te worden op hun eigen ideeën. Maar is jouw idee wel echt de oplossing waar je klant of eindgebruiker op zit te wachten? In een onbarmhartige sessie hebben we de aannames van een ondernemer laten testen door de aanwezigen. De mogelijke uitkomsten waren: stoppen, doorgaan of een keiharde wending (pivot) maken. Het publiek was eerst genadeloos en leek te neigen richting stoppen. Met meer context rondom het concept werd het toch een unanieme ”harde wending”. Zeer waardevolle informatie voor de ondernemer, die hem weinig heeft gekost en een veelvoud heeft bespaard.

5. Lean Coffee faciliteert een open dialoog zonder agenda

Bij Lean Coffee worden gesprekken gevoerd over onderwerpen die de deelnemers aandragen. Vooraf is de agenda dus nog niet bekend, maar die wordt ter plekke bepaald. Zowel de onderwerpen als de waarde en prioritering hiervan, ontstaan tijdens de sessie. In timeboxes werden meerdere onderwerpen besproken.

Een voorbeeld hiervan was de rol van het management bij een transformatie. Bij de organisatie in kwestie is een big-bang aangekondigd, alleen lijkt de voorbereiding daarop nog te ontbreken. Ook de nodige kennis ontbreekt en een visie is nog niet overgebracht. Vanuit de groep kwamen adviezen dat dit vooral aannames zijn en dat zij zich geen zorgen hoeven te maken.

Een ander onderwerp dat werd besproken ging over alignment tussen teams. Bij de organisatie die werd besproken, ontstaan er verschillende initiatieven vanuit vestigingen door het land. Dat kan soms botsen omdat er geen afstemming plaatsvindt. Het gevolg is een verspilling van tijd en middelen en de vestigingen kunnen elkaar niet versterken als ze niet van elkaars initiatieven afweten. Hen werd aangeraden om eens te kijken naar scaling modellen die een oplossing voor samenwerking kunnen bieden én om te leren van organisaties die dit wél voor elkaar krijgen. Dankzij Lean Coffee gingen de deelnemers van verschillende bedrijven met elkaar het gesprek aan over zelfgekozen onderwerpen.

6. Talent Management als het kloppende hart van een organisatie

Tijdens deze sessie werd het belang van “Being Agile” in plaats van “Doing Agile” benadrukt. Facetten die dat beïnvloeden zijn voornamelijk het gedrag, de cultuur en de lerende organisatie. Bij cultuur en gedrag geldt “psychological safety” als belangrijkste voorwaarde voor een zelforganiserend team. Maar ook hoe kijken we naar mensen, volgens de X & Y-theorie. Om mee te kunnen in een continu veranderende wereld, moet de “HR-functie” in organisaties veranderen. Het is tijd dat het traditionele HR meer Talent Management wordt. Aandacht voor Talent Management is net zo belangrijk als de aandacht voor het primaire product. De Agility van een organisatie wordt bepaald door de mensen die er werken. Ga dan ook met jouw HR-afdeling in gesprek.

7. Product Management over visie, waarde en toolbox

Bij deze sessie werd duidelijk dat de productvisie een afgeleide van de businessvisie is. Het is dan ook belangrijk om ervoor te zorgen dat die businessvisie bekend is én dat de productvisie daaraan bijdraagt. Daarnaast kan in afstemming met de stakeholders worden bepaald wat waarde voor het bedrijf is. Die waarde moet dan ook meetbaar worden gemaakt. Na realisatie checken of die schatting correct was, levert ook waardevolle inzichten op. Die verschillen bespreken met stakeholders zorgt voor lerend vermogen bij toekomstige en meer realistischere inschattingen. Tot slot werden er nog een aantal tools voor beter, sneller en efficiënter product management aan de toolbox van deelnemers toegevoegd. Voorbeelden hiervan zijn Weighted Shortest Job First (WSJF) en relatieve ROI.

Retrospective met Tips & Tops

Het kennisevent tijdens deze housewarming had drie doelen: elkaar leren kennen, kennisdeling waardoor we letterlijk laten zien wat we in huis hebben én ons clubhuis “opwarmen”. Daarin zijn we geslaagd en niet alleen vanwege de enorme warmte. Bij de Retrospective werden de Tips & Tops opgehaald en gelukkig regende het positieve feedback. Het belangrijkste verbeterpunt ging over meer tijd voor de sessies, zodat we nog meer de diepte in konden gaan. Bij de positieve punten werden juist de goede onderwerpen, kennisdeling en sfeer genoemd. Om uitdroging te voorkomen werd de bloedhete maar geslaagde middag afgesloten met een borrel. De deelnemers ontvingen bij vertrek nog een EHBO-kit met daarin onder meer een boek. Dit eerste event vraagt om een vervolg. Hopelijk kunnen we daarmee blijven bijdragen aan het vergroten van succes en geluk van mensen en organisaties om samen missies tot bloei te laten komen.