Voorwaarts website 2.0

← Websites

In 2008 was ik betrokken bij een nieuwe website voor Voorwaarts (1.0), die later werd gerenoveerd (1.1). Vijf jaren later was het tijd voor een nieuwe website, waarvoor ik de rol van initiatiefnemer en projectleider op mij nam. Hieronder worden de stappen beschreven die zijn doorlopen voordat op 1 november 2013 de nieuwe website (2.0) online ging.

Stappenplan ontwikkeltraject

1.    Situatieschets beschreven
Geboren uit mijn frustraties over de website als webmaster van de afdeling Voetbal, heb ik een situatieschets beschreven. Hierin is benoemd wat de huidige situatie is, wat hieraan kan worden verbeterd en welke mogelijkheden er zijn voor de toekomst.

 

2.    Projectgroep gevormd
Met deze situatieschets ben ik naar het bestuurslid PR & Communicatie gegaan. Met hem zijn we de projectgroep gevormd om te onderzoeken hoe we moeten omgaan met de website en of een nieuwe website wenselijk is.

 

3.    Enquête uitgezet
Om de website te evalueren, heb ik een enquête uitgezet onder voorzitters, PR-functionarissen, webmasters en websitegebruikers van alle afdelingen. Deze enquête bestond enerzijds uit een tevredenheidonderzoek waarin het functioneren van de huidige onderdelen werd beoordeeld en anderzijds uit een inventarisatie van toekomstige wensen en behoeften.

 

4.    Resultaten gepresenteerd
De resultaten van deze enquête heb ik gepresenteerd en deze resultaten gaven duidelijke inzichten. De belangrijkste conclusie was dat de huidige website als onvoldoende werd beoordeeld en Voorwaarts gezien de wensen een nieuwe website nodig had.

 

5.    Draagvlak gecreëerd
Door de resultaten van de enquête en de presentatie hiervan, ontstond er onder de webmasters draagvlak voor een nieuwe website. Het centraal bestuur werd hierin meegenomen en ook zij waren overtuigd van de noodzaak van een nieuwe website.

 

6.    Budget vrijgemaakt
Als gevolg van het draagvlak in het centraal bestuur, werd er budget vrijgemaakt voor de ontwikkeling van een nieuwe website. We kregen dus een ‘go’ op het project.

 

7.    Briefing opgesteld
Op basis van de enquêteresultaten, heb ik een briefing opgesteld. Hierin stond precies beschreven waar onze nieuwe website aan moest voldoen. Alle eisen en wensen zijn hierin uitgebreid beschreven, waardoor de requirements helder waren.

 

8.    Partijen gekozen
Deze briefing hebben we bij meerdere partijen aangeboden. Hierin hebben we vooral gekeken naar regionale partijen die een binding met Voorwaarts hebben. Vijf bedrijven hebben ons een voorstel gedaan. Deze voorstellen hebben we naast de briefing gelegd en uiteindelijk hebben we twee partijen (een vormgever en een bouwer) gekozen die de nieuwe website gingen ontwikkelen.

 

9.    Menustructuur bepaald
Een belangrijk verbeterpunt was de menustructuur. Hoewel alle afdelingen vergelijkbaar zijn opgebouwd, was er een verschillende lijn op de website. We hebben gekeken naar alle pagina’s en menustructuren en hebben vervolgens in afstemming met de webmasters één menustructuur ontwikkeld die voor alle afdelingen werkbaar is.

 

10.    Templates ontwikkeld
Een ander punt waar veel winst op te behalen was, waren alle webpagina’s. Er waren enorme verschillen in de manier waarop nieuwsberichten, wedstrijdverslagen, afdelingshomepages, activiteiten, enzovoorts werden weergegeven. Niet alleen tussen de verschillende afdelingen, maar ook binnen deze afdelingen. Daarom zijn er in totaal 25 standaard templates ontwikkeld die de opbouw van een pagina bepalen. Hierdoor is er minder bewegingsvrijheid maar daardoor is er over de gehele website één lijn op alle pagina’s.

 

11.    Vormgeving ontworpen
Met de briefing, de menustructuren en de templates, is de vormgever aan de slag gegaan. Een eerste ontwerp is besproken en alle commentaren zijn vervolgens weer verwerkt. Uiteindelijk is de vormgeving voor de nieuwe website ontworpen.

Ontwerp 1, zelf getekend

Ontwerp 2, zelf ontworpen

Ontwerp 3, vormgever

 

12.    CMS gebouwd
De websitebouwer is vervolgens op basis van de briefing en de vormgeving gaan bouwen. Er is geen standaard CMS gebruikt, maar echt een CMS op maat gemaakt. Maatwerk specifiek aan de hand van de briefing en gericht op de wensen van Voorwaarts. Het belangrijkste kenmerk van dit CMS is gebruiksvriendelijk.

 

13.    Presentatie gegeven

Toen de vormgeving en het CMS gereed waren, heb ik een presentatie gegeven voor het bestuur, webmasters, websitegebruikers en andere belangstellenden. Ongeveer 30 personen binnen Voorwaarts waren hierbij aanwezig. Eerst heb ik ze meegenomen in het proces dat is doorlopen tot de totstandkoming van de website, daarna heb ik op een groot scherm live een demonstratie van het CMS gegeven.

 

14.    Rechten toewijzen
Na deze presentatie kregen alle webmasters rechten zodat zij konden inloggen op het CMS.

 

15.    Workshop gegeven

Om de webmasters niet in het diepe te gooien, heb ik een workshop gegeven. Hierin hebben we stap voor stap het CMS doorlopen en hebben we ter plekke alle onderdelen behandeld. Nieuwsberichten, wedstrijdverslagen, teampagina’s, activiteiten, enzovoorts werden door de webmasters geplaatst. Na afloop van de workshop wisten alle webmasters hoe het CMS werkte, hadden zij ook zelf alles gedaan en was de website al enigszins gevuld.

 

16.    Content (over)plaatsen
De webmasters van alle afdelingen zijn toen druk bezig geweest om alle content van de huidige website over te zetten naar de nieuwe website.

 

17.    Afstemming leverancier
Terwijl de webmasters bezig waren met content overplaatsen, kwamen er allerlei issues en additionele wensen boven. Logisch dat je hier tegenaan loopt als je ermee aan de slag gaat. Deze heb ik gebundeld en continu afgestemd met de websitebouwer, zodat er één aanspreekpunt was en een centrale regie. Een hectische periode maar door snel schakelen met en snel handelen van de bouwer, waren verbeteringen ook snel doorgevoerd en zichtbaar.

 

18.    Instructiebladen ontwikkeld
Om webmasters en websitegebruikers te ondersteunen, heb ik instructiebladen ontwikkeld als handleiding. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe bepaalde onderdelen werken, zodat zij hiermee zelf uit de voeten kunnen. Er is een instructieblad voor het beheren van een teampagina en een instructieblad voor het publiceren van nieuws en activiteiten.

 

19.    Fine-tune sessie georganiseerd
Vlak voor de livegang zijn we met alle webmasters samengekomen voor een fine-tune sessie. Alle zaken waar iedereen tegenaan liep, zijn toen besproken en de laatste issues werden verzameld. De meeste content was toen al overgeplaatst en de punten werden op de i gezet. Hierna was de website (bijna) klaar om online te gaan!

 

20.    Website online
Op vrijdag 1 november 2013 was het zover: de nieuwe website van omnisportvereniging Voorwaarts Twello ging online! VoorwaartsTwello.nl

 

Een super gevoel dat de website online is! Er zijn ook veel positieve reacties gekomen en dat geeft veel voldoening voor alle tijd en moeite die ik in het project heb gestoken. De situatieschets van stap 1 was in november 2012 en dit was dus het einde van een ontwikkeltraject dat 1 jaar heeft geduurd.

De tijd voor vernieuwing was aangekomen en het resultaat van veel (vrijwilligers)werk is nu eindelijk zichtbaar. Een website die voldoet aan onze wensen met als speerpunten:

• 

  Speerpunten website

  Het primaire online communicatiemiddel met een gebruiksvriendelijk CMS

• De homepage is het (digitale) visitekaartje van de omnivereniging
• Gedeelde verantwoording voor publiceren door gedelegeerd contentbeheer
• Integratie van en koppelingen met social media
• Versterking van het omnigevoel door synergie tussen de afdelingen

De website staat nu, maar dat betekent niet dat het hiermee stopt, want dit is eigenlijk pas het begin van een nieuwe periode.

Er blijven altijd wensen bestaan en we blijven de website dan ook continu doorontwikkelen. Met de webmasters gaan we structureel overleg voeren zodat we in dezelfde lijn blijven werken, issues worden opgelost, er van elkaar wordt geleerd en alle wensen voor toekomstige doorontwikkeling worden besproken. De basis staat nu en vernieuwingen en verbeteringen komen in een toekomstige upgrade (2.1) aan bod.

We hebben nu een website dóór en vóór de hele omnivereniging. Een website waar heel Voorwaarts trots op kan zijn en waarmee we nog jaren voorwaarts kunnen.