Crew bij beachvolleybaltoernooien in werkvakantie

Crew als werkvakantie een win-win

In augustus 2023 had ik wel vakantie, maar geen vakantieplannen (meer). Wat ga ik doen, helemaal niks of nog een last minute boeken misschien? Toen heb ik gekeken bij de Toernooifinder en er waren nog beachvolleybaltoernooien in mijn vakantie. Omdat mijn beachpartner wél op vakantie was, heb ik de organisatie gemaild of ze bij de crew nog hulp konden gebruiken. Dat leek mij leuk omdat ik al 10 jaar beachvolleybal, meerdere keren van dit soort toernooien heb gespeeld en ik sinds dit seizoen in de beachvolleybalcommissie bij Voorwaarts zit en daar ook toernooien heb georganiseerd.

Plus dat ik onlangs ben gestart als Event Manager waardoor ik dit zie als een soort werkvakantie. Daardoor kon ik ervaren wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een sportevenement en hoe het is om mee te helpen bij het organiseren daarvan. Voor mij een uniek kijkje achter de schermen bij iets waar ik zelf als deelnemer vaak van geniet. Zij konden de hulp goed gebruiken dus dit was duidelijk een win-win situatie.

10 dagen, 2 toernooien, 4 speeldagen, 2 competities, 2 locaties

Tijdens het NK Beachvolleybal heb ik de organisatie ontmoet en we spraken af dat ik van donderdag tot en met maandag naar Scheveningen zou komen. Dan kon ik helpen met de opbouw en afbouw en tijdens het toernooi wedstrijdleiding zijn. En dat voor de Toernooien 11 (Beachstadion Scheveningen) en 12 (Kijkduin Den Haag) van de 13 in totaal, voor zowel de Nationale Beach Competitie (NBC, prestatieteams in divisies) als de Summer BeachLife Circuit (SBLC, alle recreatieve niveaus). De overnachtingen en alle maaltijden kreeg ik en dan hoefde ik er verder geen vergoeding voor. Deal!

Hoogtepunten en dieptepunten

Voordat ik mijn dagboek met ervaringen deel, alvast de conclusie. De redenen waarom ik dit doe, zijn behaald. Gaaf om een kijkje achter de schermen te hebben en mee te helpen bij iets dat ik zelf zo graag doe. En met mijn inbreng kan je de deelnemers ook echt helpen en blij(er) maken. Het meest leuke en positieve vond ik wedstrijdleiding zijn (en in combinatie met de muziek) een stempel te drukken op een goed verloop van het toernooi. Door mijn creatieve oplossingen kon ik de deelnemers verrassen waardoor zij een leuk toernooi als resultaat hadden. Hey, dat lijkt wel op mijn Ikigai!

In het eerste weekend was de zaterdag om deze redenen dan ook een hoogtepunt. De zondag was het dieptepunt en viel behoorlijk tegen. Dit kwam deels door het weer maar vooral vanwege het fysieke aspect en de veel te lange werkdag door de loodzware afbouw. In het tweede weekend waren diezelfde ervaringen in de wedstrijdleiding en de samenwerking met de crew hoogtepunten. Gaaf om het resultaat te zien als alles er mooi bij staat na dagen samen opbouwen. En fijn om de werkzaamheden bij de wedstrijdleiding te beheersen en zo te voelen dat je controle hebt. Het dieptepunt lag buiten het toernooi, want er is namelijk ingebroken in onze vakantiewoning en daarbij zijn allerlei spullen van mij gestolen. Over deze hoogtepunten en dieptepunten en mijn belevenissen in deze werkvakantie, lees en zie je meer in mijn dagboek hieronder.

Vervolg: zeker weer tot ziens op het zand!

Voor mij was het een geslaagde werkvakantie waar ik positief op terugkijk. Vanuit de organisatie heb ik ook positieve reacties ontvangen, dat ik een aanwinst voor de crew was. Het was dus ook achteraf absoluut een win-win situatie. Of ik dit vaker ga doen? Daar ga ik nog even over nadenken, maar ik sluit nu niets uit. Nou ben ik niet op zoek naar een nieuwe baan, maar ik vind werken bij een sporttoernooi wel heel leuk. Wie weet of ik naast werken als Event Manager, ook iets kan betekenen voor deze branche. Er staan hele gave evenementen die voor deelnemers top zijn, qua organisatie kan er hier en daar nog wel wat worden verbeterd.

Naast deze blog heb ik hen ook een lijst met tips gegeven om zowel de organisatie rondom de evenementen als specifiek bij de wedstrijdleiding (en aan het systeem) te verbeteren. Hulp kunnen ze zeker wel gebruiken (aanmelden kan via mail als jij dit ook wilt doen), dus wie weet dat ik volgend jaar nog eens wedstrijdleiding ben. Natuurlijk vind ik beachvolleybaltoernooien als deelnemer nog het allerleukste. Jullie zien me daar dus zeker weten weer, wellicht weer eens bij de wedstrijdleiding en sowieso op een beachveld. Iedereen bedankt!

Dagboek werkvakantie

Een korte disclaimer vooraf. Dit zijn míjn belevenissen, hoe ik deze werkvakantie heb ervaren. Door deze te delen, geeft dat wel een beeld van hoe zo’n evenement kan verlopen als crew. Overigens heb ik ervoor gekozen om geen namen van collega’s te noemen, om een wat algemener beeld te geven. Ieder weekend is echter ook weer anders, vanwege een andere crew, andere locatie, andere deelnemers, ander weer, enzovoorts. Alleen al mijn twee weekenden verliepen anders, zoals je hieronder kan lezen. Veel leesplezier en mocht je nog vragen hebben, neem dan gerust contact met mij op.

Meer foto’s op de Facebookpagina van Summer Beach Volleyball Circuit.

Toernooi 1 | Beachstadion – Scheveningen | 3-7 augustus 2023

Donderdag: aankomst en inwerken

Donderdagochtend heb ik 150 kilometer gereden van Twello naar Scheveningen. Daar ben ik opgevangen door de organisatie, kreeg ik uitleg over het toernooi, de geschiedenis, de crew en alvast wat over de wedstrijdleiding. Helaas stroomden de afmeldingen binnen vanwege het weer en die moesten worden verwerkt. Ook om te weten hoeveel velden er moeten worden bijgebouwd. Vervolgens heb ik mijn werkplek voor dit weekend bezocht en na het bekijken van het gebied rondom het beachstadion een strandwandeling gemaakt. Bij een beachbar nog wat gedronken en lekkere zalm gegeten en de avond afgesloten met het kijken naar indoor beachvolleybaltrainingen.

Vrijdag: opbouwen en voorbereiding

Het opbouwen begon op vrijdagochtend en met het leeghalen (o.a. strandstoelen en zitzakken) van twee grote containers, die tijdens het toernooi voor horeca en wedstrijdleiding worden gebruikt. Daarna hebben we 15 velden opgebouwd, met allerlei materialen: palen, platen, pinnen, haringen, scheerlijnen, netten, veldlijnen. Ook zijn er 20 vlaggenmasten uitgezet en ondertussen werd de stroom aangesloten. Rond 18:00 uur stond alles klaar voor morgen, de eerste toernooispeeldag. Met de crew hebben we geproost en de werkdag afgesloten. Na een douche heb ik met een collega de JC-schaal in een sportsbar gekeken onder het genot van pils en pizza.

Zaterdag: toernooi en wedstrijdleiding

Vroeg opstaan was nodig zaterdag, want om 8:00 uur verzamelden we op het strand. De laatste dingen klaarzetten, zoals de zitzakken en strandstoelen en toen nam ik mijn plaats in bij de wedstrijdleiding. Vanaf 8:30 uur kwamen de eerste teams zich aanmelden en dat kon ik verwerken in het systeem. Ook afmeldingen werden verwerkt, waardoor poules worden aangepast en er een nieuw schema kan ontstaan. Tussendoor passen we ook scores aan als deze verkeerd zijn ingevuld via de app en ik kon deelnemers pushmeldingen versturen als er een belangrijke wijziging voor hen was. De computernerd in mij had alles snel door dus dat werkte goed!

Verder kon ik vragen beantwoorden over op welk veld ze moesten zijn en waar de toiletten en drinkwater zijn. Toen de wedstrijden eenmaal bezig waren, ben ik begonnen met de prijzen voor de podiumplekken maken. We hebben een beetje regen gehad, maar dat mocht de pret niet drukken. De deelnemers bleven enthousiast beachen. Via de laptop was ik ook de DJ en had ik een playlist gemaakt in het thema zon en regen. Die muziekkeuze viel humoristisch uit en dat werd erg gewaardeerd. Mooi dat ik een positieve invloed had op hoe deelnemers hun toernooi beleven en daar heb ik zelf ook van genoten.

Aan het einde van de middag deden we per poule de prijsuitreiking. De eindstanden werden ingevuld in het systeem, de top drie werd enthousiast omgeroepen en bij de wedstrijdleiding ontvingen zij de prijzen. Met de beker werden overwinningsfoto’s gemaakt, die later op social media werden geplaatst. Het was een geslaagde eerste toernooidag! Met de crew hebben we de dag afgesloten bij de buren: een burger gegeten bij de naastgelegen beachclub.

Zondag: toernooi en loodzware afbouw

In eerste instantie verliep de zondag hetzelfde als zaterdag, want het weer was beter dan de weersvoorspellingen. Een verschil zat hem in het aantal deelnemers (weer extra afmeldingen vanwege die weersverwachting) en een enorme zware afbouw. Afmeldingen zijn vervelend maar beter dan teams die niet komen opdagen en niets laten weten. Dat heeft namelijk gevolgen voor de poules en schema’s en de andere teams die wél zijn gekomen, moeten daardoor onnodig wachten. Voor één poule heb ik ‘s middags handmatig een schema toegevoegd omdat er één team was uitgevallen vanwege een blessure.

Aan het eind van de middag kwam er ineens harde wind en ook nog regen. Sommige diehards gingen door maar soms was daar nauwelijks nog mee te spelen. Alle poules werden toch nog (enigszins verwaaid) afgerond. Voor die deelnemers alsnog een oké einde van het toernooi. Toen begon voor ons de pret met de afbouw. Waar het op neerkomt: álles moet weg van het strand en weer worden opgeslagen in containers om volgend weekend bij het volgende toernooi weer te gebruiken. Alle boarding en vlaggen bij de centercourts, alle strandstoelen, zitzakken, picknickbanken, banners en andere decoraties. Beide containers met voorraden, vier partytenten van de organisatie en alle schuttingen en palen om dat hele gedeelte te beschermen. En niet te vergeten alle beachvelden, bij elkaar zóveel materialen.

Dat was veel en dat deden we met weinig mensen. Daarbij hielp de enorme wind en zandstormen niet mee. Uiteindelijk waren we pas om 22:00 klaar en werd het fysiek een behoorlijk zware afsluiting. Mijn hele gezicht en álles zat vol zand en de energie was wel op na een werkdag van 14 uur. Met de uitgeputte crewkern aten we nog kibbeling bij de viszaak op de boulevard en toen was het eindelijk tijd voor een douche en bed.

Maandag: huiswaarts en bijkomen

Maandag was ik behoorlijk moe en vol spierpijn. Die zware zondag had er flink ingehakt. Ondanks wederom een douche, kwam er nog steeds zand uit mijn ogen en oren. Mijn eigen spullen heb ik gepakt om weer terug te gaan richting huis. Een paar dagen had ik de tijd om bij te komen, voordat op donderdag hetzelfde riedeltje (opbouw, toernooi, afbouw) weer opnieuw begint. Naast rusten heb ik dit geschreven, zodat ik hier ook over kan nadenken en mij voorbereiden op volgend weekend.

Toernooi 2 | Kijkduin – Den Haag | 10-14 augustus 2023

Donderdag: opbouwen in Kijkduin

Vanaf donderdagochtend gingen we alles weer opbouwen. Dit is inderdaad eigenlijk het omgekeerde van het afbreken zondagavond. De containers weer plaatsen en uitpakken, partytenten opzetten en dan alle velden opbouwen en vlaggen plaatsen. Dit keer mocht ik mij met de centercourts bemoeien. De palen uitmeten en ingraven, houten schotten en lage boarding uitzetten en plaatsen. Ondertussen werden ook weer 20 velden opgebouwd en de schuttingen geplaatst. Op deze eerste opbouwdag hebben we al veel gedaan en morgen kunnen we alles afronden.

Van de supermarkt heb ik belegde wraps en sandwiches gegeten en daarna met de fiets gaan kijken bij beachvolleybaltrainingen van een trainer die ik ken. Daar hadden ze een oneven aantal dus vroegen ze of ik meedeed. In plaats van kijken, heb ik bijna twee uur gebeachvolleybald. Leuk! Wel weer een drukke dag daardoor en ik viel snel in slaap toen ik mijn slaapzak opzocht.

Vrijdag: geslaagde voorbereiding met topcrew

Het was weer een lekkere (vrij)dag aan het strand. We waren maar met ons vieren maar hebben hard (samen)gewerkt en álles afgerond. Op het laatst (vanwege de goede weersverwachtingen waren er extra aanmeldingen) hebben we nog zes extra velden opgebouwd. Mede daardoor waren we pas na 19:00 uur klaar. Het geeft voldoening als je het resultaat ziet na twee dagen hard werken. Er stonden 28 velden in totaal met een hele rits vlaggen daaromheen en twee mooie centercourts met vlaggen en tafels en banners en alle aankleding. Dat ziet er gaaf uit! Het maakt een mooi geheel en we zijn klaar voor toernooidag 1 de volgende dag.

Met ons drieën zijn we snel naar vakantiepark Roompot gegaan, zodat we na het inchecken voetbal konden kijken op de laptop in de tuin. Daar zag ik Vitesse de overwinning én de koppositie in de Eredivisie pakken in Volendam. Met thuisbezorgde pizza’s erbij en rond 23:00 uur nog een plattegrond met veldnummers en -indeling gemaakt, kwam er een laat einde aan deze geslaagde voorbereidingsdag.

Zaterdag: goed geleid toernooi en actie

Wakker worden met regen was minder prettig. In de ochtend bleef het even dit weer, waardoor alles nat werd en de Divisiepoules zelfs later begonnen. Uiteindelijk kwamen toch alle aanmeldingen binnen en later werd het heerlijk weer en draaide alles prima. Die middag heb ik ook nog een actie opgezet. Als je een originele teamfoto maakt met de grote opblaasbare Ferry de roze flamingo en die post op social media, kon dat team een beachvolleybal winnen.

Alles liep prima, tot iets na 15:00 uur, wanneer de inschrijvingen voor zondag stoppen. Of het is een systeemfout of iemand activeert al iets voor speeldag 2, maar hierdoor verschuiven alle poules waardoor de juiste uitslagen niet meer bij de juiste teams staan. Paniek bij de deelnemers en superdruk bij de wedstrijdleiding, maar toen we achter het probleem kwamen, kon ik het oplossen. Door bij iedere verschoven poule de originele teamseedings te herstellen, schoof alles weer goed. Goed dat ik de ervaring van vorig weekend had waardoor ik alles vrij snel kon oplossen en een fijn gevoel dat ik alles onder controle had.

De dag werd tevreden afgesloten met een biertje in de zon en met de crew hadden we een barbecue op tafel bij de naastgelegen beachclub, waar ook een DJ op het terras stond. Genieten! Even begon het wat harder te waaien en hebben we nog snel álle netten losgehangen zodat die niet kapotgaan.

Bij terugkomst in ons huisje een onaangename verrassing. Er bleek namelijk ingebroken te zijn en spullen van mij lagen op een andere plek en waren gestolen! Die spullen kwijt zijn is vervelend, maar het gaf mij vooral een heel naar gevoel dat iemand in ons huisje is geweest en aan mijn spullen heeft gezeten. Een zure afsluiting van een verder fijne zaterdag. Met de crew hebben we die dag afgesloten met livemuziek op het campingterras.

Zondag: weer actie en soepele afronding toernooi

Bij het wakker worden overheerste nog wel een frustrerend gevoel. De gestolen spullen bleken ook meer dan in eerst instantie gedacht. We gingen toch maar gewoon naar het strand om het toernooi op te starten en daar heb ik meerdere keren contact gehad met zowel het park als de politie. Ondertussen was ik druk omdat ik een tijd alleen bij de wedstrijdleiding stond, maar toch gingen de aanmeldingen erg soepel. Ook moesten er vandaag weer uitslagen worden aangepast, vragen beantwoord en schema’s wijzigen. Alles was weer onder controle en het werd een heerlijke laatste dag.

In navolging van gisteren werd er weer een fotoactie opgezet, nu een teamfoto met een grote smileybal en dat leverde leuke inzendingen op. Ook kon ik weer van alles omroepen (over de actie en de winnaars van elke poule) en muziek draaien. Dit keer ging er niets fout in het systeem en de poules waren redelijk verspreid na elkaar klaar, waardoor we gedurende de middag al vele prijsuitreikingen hadden gedaan. De overige crew kon alvast beginnen met opruimen, waardoor we nu redelijk snel na de laatste wedstrijd klaar waren. Het scheelde ook enorm dat er van alles kon blijven staan voor het laatste toernooi volgend weekend en dat het heerlijk weer was. Deze afbouw was een verademing ten opzichte van vorige week zondag!

Rond 17:00 uur kon ik nog eenmaal de eindstand van een poule omroepen en toen zat mijn tweede toernooi als wedstrijdleiding erop! Bij de beachclub hebben we met de crew (onder het genot van een goede burger van de barbecue) geproost op een geslaagd toernooi en samenwerking. Die avond was ik wel gesloopt en na het douchen op tijd gaan slapen.

Maandag: nasleep en nagenieten

Maandagochtend heb ik nogmaals het park en de politie gebeld. Vanwege inbraakschade aan de schuifdeur kwamen zij langs en heb ik aangifte gedaan. Dat is nog best een uitgebreid proces, om alles te omschrijven hoe het is gegaan en een lijst te maken met alle ontbrekende spullen. Vanuit het park kwam weinig ondersteuning, want er waren van die uithoek in het park geen camerabeelden beschikbaar. Ook het buurtonderzoek heeft verder niets opgeleverd. Met de aangifte en de lijst met gestolen spullen, ga ik richting reisverzekering.

Mijn overgebleven spullen heb ik ingepakt en toen konden we uitchecken. Onderweg nog samen brunchen en een collega thuis afgezet. Na bijna 2 uur en 180 kilometer rijden, was ik weer home sweet home.

Hierna was ik nog een week vrij en had ik nog wat nasleep van de aangifte, de verzekering en alvast allerlei kleding terugkopen. Mijn werkvakantie van 10 dagen als crew bij twee beachvolleybaltoernooien zat erop en daarvan kon ik (onder meer dankzij deze blog) ook wel nagenieten!