Scrum voor thuis

Scrum voor thuis is het derde deel van deze reeks. Want scrum wordt allang niet meer alleen toegepast bij de ontwikkeling van software.

In deze reeks verscheen eerder “Scrum voor kinderen” en “Scrum voor bejaarden“.

Scrum voor thuis

Collega Thomas raakte op het werk besmet met het scrumvirus. Hij dacht dat scrum voor thuis ook goed kon werken. Dat heb ik zelf ook wel eens gedacht, maar veel verder dan post-its ophangen met onze to-do-list zijn we niet gekomen. Thomas en zijn partner Marit hebben het compleet anders aangepakt en scrum ook in hun privéleven volledig omarmd. In dit artikel lees je de ervaringen van de ultieme invulling van scrum voor thuis.

Overzicht en houvast met scrum

Om meerdere redenen is het stel begonnen met scrum. Er was gezinsuitbreiding op komst en ze waren onlangs verhuisd, maar de belangrijkste reden was de studie van Marit. Het afstuderen lukte maar niet en dit was een soort ultieme poging om de studie af te ronden. Op het werk had Thomas geleerd om werkzaamheden op te knippen en alle openstaande taken voor het afstuderen werden ook op deze manier aangepakt. Concretiseren om houvast te bieden en overzicht te geven in hun drukke levens.

Diverse user stories op de backlog

In Trello werd er een backlog opgezet. Alle opgeknipte taken voor de studie werden hierin opgenomen. Daarnaast ook alles rondom de verhuizing die ze onlangs hadden afgrond. Hierdoor waren er vele klustaken voor de nieuwe woning. Ook de komst van hun eerste kind (met werknaam “Harry”) leverde de nodige user stories voor onder meer de babykamer op. Tel daar nog de terugkerende huishoudelijke taken én sociale afspraken bij op en de backlog is goed gevuld!

Backlog met user stories, taken, thema’s en story points

Een blik op de backlog in Trello. De user stories lopen uiteen met onder meer “Klussen”, “Huishouden” en “Babykamer”. Binnen een user story worden allerlei taken benoemd en als afvinklijst toegevoegd. En alle stories krijgen een label: Werk, Kopen, Huishouden, Administratief, Overig, Studie, Harry of Zorg. Ook de story points worden bepaald, waarbij 1 punt binnen een halve dag kan worden gedaan.

Voorbeelden van user stories zijn “Klussen” voor 1 punt, met als taken “kast naar zolder” en “kast naar babykamer”. Een grotere story is “Huishouden” voor 8 punten, met onder meer wassen, strijken, boodschappen, kattenbakken, stofzuigen, enzovoorts. De afbeelding bevat de user story “Project WC beneden” voor maar liefst 21 punten.

De user stories lopen uiteen met onder meer “Klussen”, “Huishouden” en “Babykamer”.

Twee Product Owners met gedeelde visie

Ook de scrum rollen werden ingevuld, hoewel dit met twee personen nog best lastig is. Beiden namen ze de rol van Product Owner op zich. Dit ging prima met “twee kapiteins op een schip”, want zoals in elke relatie moet je compromissen sluiten. Er is geen ruzie geweest over prioriteiten, want er was een gezamenlijke visie. Ook het stakeholdermanagement werd keurig gedeeld. Daarnaast nam Thomas ook de rol van Scrum Master op zich, door het scrum proces te begeleiden en de scrum events te organiseren. Bovendien hield hij in Excel allerlei statistieken bij over bijvoorbeeld de velocity. Alsof het stel nog niet genoeg petten op had, waren beiden ook het Development Team dat het werk van de backlog oppakt.

Beiden namen ze de rol van Product Owner op zich. Dit ging prima met “twee kapiteins op een schip”, want zoals in elke relatie moet je compromissen sluiten.

Sprintplanning in de studeerkamer met de sprint backlog op de deur

De rollen waren dus ingevuld en de backlog puilde uit. Tijd om te beginnen! Op een zondag na het ontbijt gingen ze naar de studeerkamer voor de sprintplanning. Ze gingen werken met een sprint van 1 week zodat alles behapbaar en simpel blijft in deze korte cyclus. Samen bepaalden ze welke user stories zij die week gaan oppakken. Op de deur van de studeerkamer werd de fysieke sprintplanning met post-its opgehangen. Voor de eerste sprint is het lastig te weten wat er haalbaar is in een week, maar je gaat dan al wel prioriteren. Bijvoorbeeld door die week wel iets aan de babykamer te doen en even iets minder huishoudelijke taken op te nemen. Sprint 1 ging van start!

De volgende ochtend werd de dagstart bij de deur van de studeerkamer gedaan. Voor beiden werden de taken van die dag op “Doing” gezet. Later werd de dagstart alleen gedaan wanneer dat relevant was, maar niet meer dagelijks. Of de taken voor de volgende dag werden de avond ervoor al verhangen. Een foto via de app zorgde ook voor een update richting scrumteamgenoot over de voortgang van taken op die dag.

Op de deur van de studeerkamer werd de fysieke sprintplanning met post-its opgehangen.

Refinement en retrospective

Dan de invulling van de overige scrum events. Refinement gebeurde continu, want tussendoor werd de backlog bijgewerkt. In Trello werden user stories toegevoegd en taken aangevuld. Een Sprint Review werd niet gedaan, want de Product Owners hadden weinig behoefte aan feedback van stakeholders. Op zondag voorafgaand aan de nieuwe sprintplanning werd een retrospective gedaan. In het begin werd een bepaalde vorm gekozen, zoals de Pizza. Later werden alleen de highlights benoemd. Hier kwamen wel bruikbare verbeteringen uit voort. Zo werden er minder punten opgenomen en werden privé afspraken als user story benoemd. Ook werd er gezamenlijk besloten om toch vast te houden aan het proces ondanks dat iemand moe is of wanneer er andere dingen spelen. Ondanks het kader van een sprint, werd er wel enigszins flexibel omgegaan met “tussendoortjes”. Hierdoor hielden ze wel het voordeel van scrum door het overzicht maar bleven ze toch flexibel.

Velocity bijhouden

Bij de eerste sprint(s) wisten ze nog niet hoeveel punten ze kunnen opnemen. Na meerdere sprints is dit beter in te schatten. Ze hebben geleerd welke impact bepaalde gebeurtenissen hebben. Thomas hield bij hoeveel punten zijn opgenomen en verbrand. Hierdoor kan je de velocity uitrekenen en dit tijdens de retro bespreken. In Excel werden tabellen en grafieken bijgehouden. Toen de velocity daalde, is er minder punten opgenomen waardoor er procentueel weer meer werd verbrand.

Effecten van scrum voor thuis

Een van de hoofddoelen om scrum thuis toe te passen, was het afstuderen van Thomas’ vriendin. Na 6 sprints is er besloten om te stoppen met de studie. Dankzij scrum en het opknippen van alle taken, zijn ze tot inzicht gekomen dat deze studie niet passend was. In plaats van jarenlang aanmodderen is dit inzicht nu binnen enkele sprints/weken zichtbaar geworden. Misschien vooraf niet het droomscenario, maar wel een uitkomst!

“Het effect van thuis scrummen is dat het hoofd leeg is.”

Thomas is duidelijk over de voordelen van scrum voor thuis. “Het effect van thuis scrummen is dat het hoofd leeg is. Samen bekijk je wat realistisch is om in een week te doen. Alle taken zijn in beeld en alles wordt geprioriteerd. Hierdoor kies je er bijvoorbeeld voor om even iets minder in huis te doen als er een verjaardag is. Het geeft ook aan waar je die week bewust níet mee bezig gaat. Scrum klinkt voor sommigen misschien als extra moeite doen, maar voor ons kost het weinig moeite en niet veel tijd. Het voelt ook niet als beheerst worden door een schema, maar schept juist duidelijkheid en overzicht en creëert rust.

Scrum biedt houvast als je het gevoel hebt dat je van alles wilt doen, maar niet goed weet waar je moet beginnen. Je brengt alles in beeld en deelt alles op in hapklare stukken. Hierdoor word je rustiger, houd je overzicht, krijg je uiteindelijk meer gedaan terwijl je minder moe bent van het nadenken over wat er allemaal nog moet gebeuren.”

“Scrum biedt houvast als je het gevoel hebt dat je van alles wilt doen, maar niet goed weet waar je moet beginnen.”

Project Harry afgerond

Na de geboorte van Sven werd project Harry afgesloten en is er nog 1 sprint gedaan. Deze gezinsuitbreiding zorgde voor zo weinig slaap bij beide Product Owners waardoor scrum voor thuis even is gepauzeerd. Nu ruim een half jaar later overweegt het kersverse gezin om weer te beginnen met scrum. En met 15 sprints ervaring op zak, lijkt het een kwestie van tijd tot Sven zijn eerste post-its gaat opplakken. Een mooie opstap richting “Scrum voor kinderen“.