Sprint Planning stappenplan

Sprint Planning stappenplan

Voor een nieuw scrumteam heb ik een Sprint Planning stappenplan opgesteld. Dit helpt hen om stap voor stap dit Scrum event te doorlopen en het maximale eruit te halen. In deze blog een uitgebreide toelichting op het stappenplan voor een effectieve Sprint Planning. Bovendien kan je posters van dit hulpmiddel downloaden, als cadeautje voor Scrum Masters en jouw scrumteam.

Sprint Planning in 12 stappen

1. Vorige Sprint afsluiten
2. Visie Product Owner
3. Verbeterpunt vanuit Retrospective
4. Feedback stakeholders
5. Sprint Planning
6. Refinement
7. Check
8. Sprint Goal
9. Confidence vote
10. Vooruitblik Sprint Review
11. Communicatie over de Sprint
12. Sprint starten

Hierboven zie je de twaalf stappen voor de Sprint Planning. De twee posters zijn een weergave hiervan. De eerste poster is eigenlijk een flowchart, dat puur de stappen benoemt. De tweede poster bevat exact dezelfde stappen, alleen met een verdieping. Deze beschrijft hoe je de flowchart kan lezen. Hieronder een uitgebreidere beschrijving per stap. Heb je vragen of opmerkingen over dit stappenplan? Laat dan gerust een reactie achter en alvast bedankt voor de feedback! Onderaan deze pagina kan je de posters in groot formaat downloaden.

1. Vorige Sprint afsluiten

De Review en Retrospective van de afgelopen Sprint zijn geweest en je kunt die Sprint nu afsluiten. Alle openstaande Product Backlog Items (PBI’s) en taken kunnen worden:

• teruggezet naar de Product Backlog
• verwijderd
• doorgezet naar de volgende Sprint

Bij scrumteams met een fysiek scrumbord, wordt de “Done”-kolom leeggehaald. Hiermee is de vorige Sprint afgesloten.

2. Visie Product Owner

Hierna opent de Product Owner de Sprint Planning met een inspirerend verhaal, “de visie” op de volgende Sprint. Onderdeel hiervan kan zijn een blik op de roadmap, aangeven wat er gaat gebeuren met het product of hoe de markt zich beweegt. Een toelichting over waarvan de volgende Sprint in het teken staat en daarmee al een doorkijk naar een mogelijk Sprint Goal.

3. Verbeterpunt vanuit Retrospective

Een Retrospective levert actiepunten op waardoor het scrumteam kan verbeteren. Concrete verbeterpunten waardoor de samenwerking verbetert en het team eenvoudiger meer klantwaarde kan leveren. Vanuit die acties wordt minimaal één verbeterpunt als Product Backlog Item in de volgende Sprint meegenomen. Dit zorgt voor borging van dat verbeterpunt en dat het team daadwerkelijk met deze procesverbetering aan de slag gaat.

4. Feedback stakeholders

Tijdens de Review hebben stakeholders waardevolle feedback gegeven op het Product Increment. Dit kan nieuwe inzichten geven waar het scrumteam direct iets mee kan. Misschien hebben de stakeholders hele relevante vragen gesteld of een tip gegeven voor een bepaald onderdeel. Maak (of vul) in dat geval een Product Backlog Item aan en neem deze (waar mogelijk) direct mee in de volgende Sprint. Dan heb je bij de volgende Review wederom een cadeautje voor die stakeholder.

5. Sprint Planning

Na de visie, verbeterpunten en feedback, kan de Sprint Planning beginnen. Als het goed is, staan er dankzij Refinement al vele PBI’s klaar voor deze Sprint. Bij dit onderdeel volgt een loop met stappen zes en zeven over Refinement en Check. Vooral voor de nieuwe items zoals de verbeterpunten vanuit de Retrospective en de feedback van stakeholders, kan er nog Refinement nodig zijn voordat deze onderdelen in de komende Sprint kunnen worden meegenomen.

6. Refinement

Het is een misvatting dat er tijdens de Sprint Planning niet mag worden refined. Idealiter is er al voldoende werk refined voor de Sprint Planning. Met een goed refinede backlog, kan je een soepele(re) en korte(re) Sprint Planning hebben. Dat betekent echter niet dat Refinement geen onderdeel kan of mag zijn van de Sprint Planning. Check of alle PBI’s nog actueel zijn en deze onderdelen bevatten: titel, omschrijving (in user story format), acceptatie criteria, taken, de juiste state, eventueel tags en story points voor effort en business value.

7. Check

Rekening houdend met de beschikbaarheid van het Development Team voor de komende Sprint en de historische velocity, kan je een inschatting maken over hoeveel werk er kan worden opgenomen. Regelmatig doe je de check of de Sprint compleet is. Bevat de Sprint Backlog voldoende werk, is het teveel of is er misschien nog ruimte? De Product Owner gaat over de “Wat” en het Development Team gaat over de “Hoe”. Zij blijven met elkaar in gesprek over hoeveel werk er in de Sprint wordt opgenomen. Bij deze stap, check je of de Sprint compleet is, er iets uit moet of er nog bij kan. In dat laatste geval herhaal je de stappen vijf en zes.

8. Sprint Goal

Is de Sprint inderdaad compleet, dan kan het Sprint Goal worden opgesteld. Vaak vinden scrumteams dit lastig. Een Sprint Goal is meer dan “alles in de Sprint moet af” of een opsomming van enkele PBI-titels. Het Sprint Goal geeft aan waarvan deze Sprint in het teken staat (het bestaansrecht van deze Sprint zelfs) en wanneer de Sprint als succesvol kan worden beschouwd. Dit doel geeft focus voor het Development Team en hierdoor is dagelijks bij de Daily Scrum inspect en adapt mogelijk.

9. Confidence vote

Bij stap negen peil je het vertrouwen bij het scrumteam in een succesvolle Sprint. Dit kan eenvoudig door je hand en een aantal vingers op te steken. Vijf vingers betekent volledig vertrouwen, één vinger geeft aan dat het helemaal niets wordt en de rest zit ertussen. Als iedereen een vier of vijf geeft, kan de Sprint (met vertrouwen) worden gestart. Bij lagere confidence votes, moet er eerst weer inspect en adapt worden toegepast om voldoende vertrouwen te winnen.

10. Vooruitblik Sprint Review

Stel dat dit de Sprint is, met dit Sprint Goal en er is voldoende vertrouwen in een succesvolle Sprint. Wat kunnen we dan bij de Review laten zien? Welk onderdeel van het Product Increment tonen we dan? En welke stakeholders nodigen we hiervoor uit? Er hoeft nog niet per se worden bepaald wie wat doet, dit kan ook tijdens de Sprint ontstaan. Het is wel goed om hier nu alvast over na te denken.

11. Communicatie over de Sprint

Stakeholders weten als het goed is al wanneer de Reviews plaatsvinden. Vanuit de vorige stap kunnen wel specifieke stakeholders worden uitgenodigd voor de volgende Review. Bij sommige organisaties wordt teruggekoppeld aan de stakeholders wat er nu in de komende Sprint is opgenomen. In de vorm van een Sprint Report, de bijgewerkte metrics of door alleen het Sprint Goal met de organisatie te delen. Alle communicatie rondom de nieuwe Sprint kan je in deze voorlaatste stap oppakken.

12. Sprint starten

Alle seinen staan dan op groen om de Sprint te starten! Voor scrumteams met een fysiek scrumbord, kan de nieuwe Sprint Backlog worden opgebouwd. Als afsluiting van de Sprint Planning, helpt het als de Development Teamleden de eerste taken die zij gaan oppakken alvast op “Doing” zetten. Hierdoor is duidelijk wie wat doet en een verdeling (samenwerking) gemaakt. Voor de teamleden zelf is helder waarmee ze beginnen en zij kunnen dit ook al doen. Bovendien creëer je hierdoor al voortgang in de Sprint tussen de Sprint Planning en de eerste Daily Scrum de volgende dag. Let’s go!

Posters Sprint Planning Stappenplan downloaden

Download hier de posters voor jouw scrumteam:

1. Poster 1: Sprint Planning stappenplan flowchart
2. Poster 2: Sprint Planning stappenplan toelichting