De tweede breakout sessie ging over Contentmigratie en “Alles wat je moet weten voor je begint!”. Spreker was Niels Vonk, directeur Content bij Entopic dat het congres organiseerde.

Deze blogpost is onderdeel van Congres Content Marketing & Webredactie. Lees ook over andere keynotes en breakout sessies. De foto is afkomstig van Entopic op Facebook.

 

Over contentmigratie
De migratie van content van situatie A naar B verloopt nooit over een geasfalteerde weg, maar hobbelig en door allerlei factoren is het zeker geen rechte lijn naar de finish. Daar kan ik over meepraten door mijn ervaringen met migratietrajecten. Er kan namelijk veel misgaan en de grootste valkuil is dat het géén ICT-project is. Content moet niet als laatste worden aangehaakt want zij werken juist dagelijks met het CMS. Denk dan ook vanuit content! Bij dergelijke projecten zijn er veel betrokkenen van verschillende afdelingen, maar uiteindelijk draait het om de gebruiker.

Zie een contentmigratie dan ook als een kans. Een nieuwe website, met nieuwe toepassingen en nieuwe content. En de mogelijkheid om ook content te verwijderen en op te schonen.

Bij contentmigratie telt ook dat haastige spoed zelden goed is. Daardoor kom je tot tijdelijke oplossingen en er is altijd een strijd tussen kwaliteit, deadline en budget die met elkaar concurreren.

Inventariseer voordat je start
Ga eerst inventariseren voordat je start. Bekijk bestaande content, inventariseer de gewenste nieuwe content, maak een nieuwe sitemap en breng alle afbeeldingen, documenten en links (onder meer alle short URL’s, die worden nog wel eens vergeten) in beeld. Maak een plan van aanpak waarin processen, rollen en de planning worden vastgelegd. Ken de snelheid per pagina om een realistische planning te kunnen maken. Formuleer een heldere gewenste uitkomst. Wat absoluut nodig is voordat je kan beginnen:

  • Sitemap, zowel de oude als een nieuwe.
  • Content, alle content moet klaar zijn.
  • CMS, een werkend CMS dat ook is getest.
  • Team, een getraind team dat met het CMS kan werken.
  • Stakeholders, deze moeten achter je staan en betrek hen dan ook.

Als je dit zoveel mogelijk voor elkaar hebt, voorkom je dat er tijdens het traject allerlei lijken uit de kast vallen.

Migratieteam
Richt een war room in en zet daar techneuten en contentmanagers bij elkaar. Door deze korte lijnen kan er direct bugfixing plaatsvinden. Daarnaast is er geen passende formule om een ideaal migratieteam samen te stellen. Als je eigen mensen vrijmaakt, heeft dit als voordeel dat zij na de migratie ook met het systeem blijven werken en dus de nodige kennis hebben. Het nadeel is dat de eigen werkzaamheden hierdoor (deels) blijven liggen en je een werkachterstand opbouwt. Los hiervan is het een discussie of je tijdens de contentmigratie op twee plaatsen content gaat opvoeren of dat je een tijdelijke freeze inlast. Als je externe mensen inhuurt is het grote voordeel dat dit geen inbreuk doet op de capaciteit en de werkzaamheden van het huidige team. Dat deze kennis vervolgens weer de organisatie verlaat, is een groot nadeel. Bovendien is het inhuren van externen behoorlijk prijzig.

Onderschat het testen niet
Begin op tijd met testen. De testfase staat achteraan het migratietraject gepland en zodra er vertraging in het voortraject ontstaat, schuift het testen ook naar achteren. Als er een keiharde deadline voor livegang geldt, wordt de testfase dus ingekort. Dit is onwenselijk en moet worden voorkomen.

Test daarnaast ook buiten het eigen team. Dit zorgt voor een frisse blik. Anders zou het ook zoiets zijn als een slager die zijn eigen vlees keurt. Door concrete testpunten aan te dragen, ontvang je zinvolle(re) feedback. Laat de testers op een pagina naar dat, dat en dat kijken voor specifieke testresultaten in plaats van in het algemeen ‘de website testen’.

Tips voor contentmigratie
Een waslijst aan tips:

  1. Start light, in het klein beginnen dus.
  2. Meewerkend voorman, een senior die kan schakelen met een projectmanager.
  3. Meer mensen betekent niet automatisch eerder bij de doelstellingen.
  4. Gezamenlijk dragen, werk samen en blijf de betrokkenen (bijvoorbeeld Legal) erbij houden.
  5. Waak voor onderschatting. De laatste 20% finetunen duurt langer dan gedacht.
  6. Na de livegang begint het pas! Natuurlijk is er tijd voor feest, maar ook voor feedback. Houd het team in tact voor nazorg.
  7. To the next level: benut de nieuwe mogelijkheden en blijf optimaliseren.

 

 

Deel het bericht "Alles over contentmigratie"

  • Facebook
  • Twitter