Vanaf 1998 zet ik mij als vrijwilliger in voor de website van Voorwaarts Twello. Hierdoor pas ik mijn kennis en kunde vanuit mijn beroep, ook toe als vrijwilliger voor mijn vereniging. Er zijn verschillende taken, verantwoordelijkheden en stakeholders die hierbij komen kijken. In deze blog een uitleg over wat ik als webmaster van onze vereniging doe.

Voorgeschiedenis website
Eind 2008 werd er vanuit Voorwaarts besloten dat we een nieuwe website [1.0] nodig hadden voor onze omnisportvereniging. Vervolgens heb ik die doorontwikkeld [1.1] en vijf jaren later weer een nieuwe website [2.0] in het leven geroepen. Voor die nieuwe website waar ik nu overkoepelende webmaster van ben, was ik destijds initiatiefnemer en projectleider. In 14  stappen is de huidige website ontwikkeld en dat proces heb ik omschreven in een aparte blog over het stappenplan. Sinds de livegang van deze website, heb ik ook de rol van webmaster op mij genomen.

Stakeholders
Als overkoepelende webmasters heb ik met meerdere personen en groepen te maken. Zowel binnen de vereniging als er buiten. In onderstaande infographic is dit inzichtelijk gemaakt. Omdat hier geen echte hiërarchie van toepassing is, heb ik de rol van webmaster ook letterlijk centraal gezet en alle stakeholders daar omheen.

webmaster stakeholders

Leveranciers
Bij het ontwikkeltraject van de website, hebben we meerdere bedrijven benaderd met de briefing waarin onze wensen waren opgenomen. Uiteindelijk hebben twee bedrijven de website ontwikkeld: een bouwer en vormgever. Vooral met de bouwer heb ik als overkoepelende webmaster nog steeds en regelmatig contact. Met alle webmasters bespreken we namelijk bugs die we tegenkomen en nieuwe wensen die ontstaan. Deze verzamelen we in een wensenlijst en worden daarbinnen ook geprioriteerd. Deze wensenlijst bespreek ik rechtstreeks met de bouwer, die deze actiepunten weer oppakt. Hierdoor blijven we de website doorontwikkelen.

Met de bouwer bespreek ik onze wensenlijst, zodat bugs worden opgelost, nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd en we de website blijven doorontwikkelen.

Bestuur
Bij een (omni)vereniging is het Centraal Bestuur (CB) hiërarchisch het belangrijkste orgaan. Voor de ontwikkeling van de nieuwe website, was het CB dan ook een belangrijke stakeholder. Door middel van onderzoek en een presentatie, werd het CB overtuigd van de noodzaak van een nieuwe website. Hierdoor werd het draagvlak gecreëerd en budget vrijgemaakt. Ook na de lancering is het bestuurslid PR & Communicatie nog altijd betrokken bij de website. Met hem heb ik rechtsreeks contact om zaken te bespreken en soms om goedkeuring te krijgen vanuit het CB. Dit geldt voor budget, maar ook voor beleidszaken. Een voorbeeld hiervan is het toestaan van sponsorlogo’s op teampagina’s. Dit bestuurslid is mijn contactpersoon met het CB van onze vereniging en sluit ook altijd aan bij het Website Overleg, waardoor een belangrijke stakeholder aan boord is.

Mijn connectie met het Centraal Bestuur is het bestuurslid PR & Communicatie, die zorgt voor budget en helpt bij beslissingen over beleidszaken.

Webmasters
Als overkoepelende webmaster, zijn de webmasters van alle afdelingen een essentiële groep contactpersonen. Zonder hen zijn alle afdelingen aan hun lot overgelaten. Gelukkig hebben we bij Voorwaarts voor iedere afdeling minstens één webmaster. De vijf sporten (voetbal, gymnastiek, handbal, volleybal en beach) leveren gezamenlijk 8 webmasters en bij de niet-sporten (omni, toneel, ontspanning, businessvrienden en  mailboxen) zijn 6 webmasters actief. In totaal stuur ik 14 webmasters aan. Zij kunnen met vragen terecht bij mij en ik help hen met zaken waar zij geen rechten voor hebben. Hieronder vallen bijvoorbeeld het toevoegen van pagina’s. Het contact verloopt voornamelijk via mail, maar we organiseren ook een Website Overleg. Hierbij worden statistieken van de website gegeven, de wensenlijst (met bugs en nieuwe wensen) besproken en alle webmasters delen hun ervaringen waardoor er van elkaar wordt geleerd en de website blijft doorontwikkelen. Lees meer hierover in het nieuwsbericht over het laatste Website Overleg.

In totaal stuur ik 14 webmasters van alle afdelingen aan. Hen help ik bij vragen en met onderdelen waar zij geen rechten voor hebben. Via het Website Overleg wordt doorontwikkeling gewaarborgd.

 

Websitegebruikers
Alle websitegebruikers zijn onder te verdelen in drie groepen:

  • Websitebezoekers

De bezoekers hebben geen rechten in het CMS en kunnen geen aanpassingen doen aan de website.

  • Nieuwsredacteuren

Redacteuren van nieuwsberichten hebben rechten om nieuws te plaatsen op een specifieke afdeling. Daarnaast kunnen zij documenten toevoegen en agenda-items aanmaken, afhankelijk van de behoefte. Om hier zicht op te houden en geen wildgroei te krijgen, worden deze rechten alleen vergeven door de overkoepelende webmaster. Dit valt dus onder mijn takenpakket. Voor het opvoeren van nieuwsberichten, heb ik een instructieblad ontworpen. Hierin staat stap voor stap beschreven hoe dit werkt, zodat de redacteuren eenvoudig met het CMS kunnen werken.

  • Teampagina beheerders

Om een teampagina te beheren, heb je inlogcodes nodig. Deze kunnen worden opgevraagd bij en aangemaakt worden door de webmasters van iedere afdeling. Zij bepalen dus zelf wie welke teampagina mag bijwerken. Dit is dus een beheerstaak die is gedelegeerd naar de afdelingswebmasters. Ook voor het bijwerken van een teampagina, heb ik een instructieblad gemaakt.  

Voor nieuwsredacteuren en teampagina beheerders geldt gedelegeerd contentbeheer. Voor beiden heb ik een instructieblad ontwikkeld, zodat zij eenvoudig met het CMS kunnen werken.

 


Omnivereniging
Naast de hierboven genoemde stakeholders, zijn er bij een vereniging nog veel meer personen waarmee een webmaster heeft te maken. Mensen met een mening over de website, zoals:

  • Leden (sporters)
  • Vrijwilligers (werkploeg, bardienst, enz.)
  • Kaderleden (trainers/leiders/bestuur/commissies)
  • Bezoekers (van ons sportcomplex)
  • Tegenstanders (van onze sporters)

Aangezien Voorwaarts een omnivereniging is met vijf sportafdelingen, kan je bovenstaande groepen met vijf vermenigvuldigen. Het contact met deze grote groep verloopt zowel online als offline. Via mails of het contactformulier op de website, worden allerlei vragen gesteld of suggesties gedaan. Vaak resulteert dit in het geven van rechten voor nieuwsberichten, of een doorverwijzing naar één van de afdelingswebmasters. Offline volgen vergelijkbare verzoeken als ik in de kantine zit, in de sporthal ben of over het sportcomplex loop. Uiteraard is dit geen probleem, het is alleen wel iets waarmee je rekening moet houden als webmaster van een vereniging.

Zowel online als offline komen er vanuit verschillende personen en groepen binnen en buiten onze omnivereniging allerlei vragen over en suggesties voor de website.

 

Hopelijk geeft dit artikel een goed beeld van de werkzaamheden van een overkoepelende webmaster en de verschillende stakeholders waarmee de webmaster van een vereniging heeft te maken. Mocht je hierover nog vragen hebben, stel ze gerust hieronder of via het contactformulier.

 

 

Deel het bericht "Wat doet een webmaster?"

  • Facebook
  • X